Az üzleti levél tartalmazhat olyan mellékleteket, amelyek az információt a levélben folytatják, vagy további részleteket biztosítanak a jobb megértés érdekében. A „kötés” kifejezést gyakran felcseréljük a korlát kifejezéssel. A hasonlóságuk ellenére nem egy és ugyanaz a dolog. A kettő közötti különbségek megértése és az üzleti levelekben való hivatkozásuk professzionálisabbnak és versenyképesebbé válik.
tippek
-
Ha csatolmányt vagy házat idéz egy üzleti levélben, a zárójelben jegyezze fel a csatolt fájlt vagy dokumentum nevét.
Csatolás vs.
Először is, győződjön meg róla, hogy megérti a mellékletek és a szekrények közötti különbséget. Bár mindkettő lehetővé teszi, hogy több információt és további erőforrásokat biztosítson, különböző dolgokat képviselnek.
Ahogy a neve is sugallja, a melléklet egy levélhez csatolt dokumentum vagy fájl. Ez a levél részének tekinthető, mivel kiemeli a legfontosabb pontokat, több információt nyújt, vagy támogatja a nyilatkozatot. Amikor a levelet írja, olvassa el a mellékelt dokumentumokat. Például, csatolhat egy szerződést, és megemlítheti azt a levélben, a vonatkozó információkkal együtt.
A házak viszont külön dokumentumok. Például, ha üzleti levelet küld egy potenciális új partnernek, akkor mellékelhet egy brosúrát, piackutatást vagy összehasonlító táblázatot. A levélben nem szükséges erre a dokumentumra hivatkozni. A választás rajtad múlik.
Mellékletek a szövegben
A szövegben lévő másik dokumentum információinak hivatkozásakor használjon zárójeleket postai vagy elektronikus levélváltásban. A zárójelben vegye figyelembe a csatolt fájl vagy dokumentum nevét. Feltételezve, hogy egy levél telefonos panaszra utal, a hivatkozás tartalmazza a panasz dokumentum nevét, mint például: (Melléklet: Ügyfélszolgálati folyóirat, 2017.05.15.).
A szöveges idézetek további információkat adnak a levél tartalmához. A hivatkozás hivatkozhat táblázatos adatokra, átiratokra vagy más betűkre. Használjon könnyen olvasható fájlneveket, amelyek leírják a dokumentumot. Ha a dokumentum kinyomtatásra kerül, ugyanúgy címezze meg. Elfogadható az olyan betűk hozzárendelése, amelyek betűs betűket tartalmaznak, mint például az "A. melléklet".
A több melléklet hivatkozásának módja
A mellékletek szöveges idézetén kívül emlékeztesse az olvasóját a levél végén lévő mellékletekre. A bal alsó sarokban lévő aláíró neve alatt írja be a "Mellékletek" parancsot. Nem kötelező, hogy felsorolja az összes melléklet mellékletét a levél végén, de jó gyakorlat, különösen, ha sokan vannak. Ez jobb képet ad a címzettnek arról, hogy mit várjon és milyen fájlokat igényel a legjobban.
A házak használata
A tényleges szövegben a házak gyakran nem hivatkoznak, de ez nem nehéz szabály. Ha a dobozok az üzleti levélben vagy a memo-ban szerepelnek, ugyanazt a módszert használjuk a mellékletekhez. A ház egy példája egy folytatás vagy alkalmazás. Ezeket a fájlokat a levél végén az aláíró nyomtatott neve alatt a bal alsó margó mentén hivatkozzuk.
Használjon "házat" egy házhoz és a "házak" -hoz több mint egynél. Elfogadható az is, ha hozzáadjuk a mellékelt elemek teljes számát, mint például a Tartozékok: 4. Ha egy dokumentumot a levélben idéznek, de nem csatolják hozzá, vegye figyelembe, hogy "w / o Enclosures".
Ajánlott kormányzati formátum
A kormányzati levelezésben néha megkülönböztetünk egy üzleti levelet és egy emlékeztetőt. Betűkkel a hivatkozást "Enclosure" -nek nevezik, míg a feljegyzések általában "mellékleteknek" nevezik őket. Ezeket a dokumentumokat gyakran a szövegen belül hozzárendelik egy hozzárendelt ábécé betűjéhez, például az "A. melléklethez".
Sorolja fel az összes mellékletet vagy mellékletet, még akkor is, ha egy második oldalra van szükség ahhoz, hogy helyesen tegye ezt, jelezve, hogy "Mellékletek: 2. oldal". Ha egy hivatkozott dokumentum nem áll rendelkezésre, ezt a "w / o encl." hogy a fogadó fél tudja, hogy a dokumentum nem áll rendelkezésre, és így nincs benne. A sablonspecifikációkat vagy az egyedi formátumú irányelveket nézze meg az adott kormányzati szervekkel.
