Számos nagyvállalat, a kis- és nagyvállalat a cég által kibocsátott hitelkártyákat használja a munkavállalók számára a kis beszerzések teljesítéséhez vagy az egyéb üzleti költségekhez. A visszaélés lehetőségének csökkentése érdekében a munkavállalóknak és felügyelőiknek közölniük kell a kártyák használatára vonatkozó jól meghatározott politikákat. Ezeknek a politikáknak olyan kérdésekkel kell foglalkozniuk, mint a megfelelő használat, biztonság, korlátozások és felülvizsgálati eljárások.
Kártyabirtokos felelőssége
Az üzleti hitelkártyák fogadására kiválasztott munkavállalókat felelősséggel kell tartani a kártya biztonságáért, valamint a vállalati információk védelméért. Ennek a felelősségnek magában kell foglalnia a kártya biztonságos helyen történő megőrzését, a kártya személyes azonosító számának megőrzését és a csalás elleni nyilatkozatok felülvizsgálatát. A vállalati hitelkártyákat soha nem szabad használni a kártyatulajdonoson kívül. Az elveszett vagy ellopott kártyákat a lehető leghamarabb be kell jelenteni a kártyakibocsátónak és a cégnek.
Költséghatárok
A vállalati hitelkártyáknak a munkavállaló elvárt szükségleteinek megfelelő kiadási korlátokat kell tartalmazniuk. Ezeket a korlátokat a munkavállalónak a kibocsátás időpontjában közölni kell, és szigorúan be kell tartani. Az alkalmazottaknak biztosítaniuk kell, hogy a használat ne haladja meg ezt a határértéket, vagy túlzott mértékű szankciókat vagy díjakat fizessen. A vállalati hitelkártyákat soha nem szabad készpénz előlegeknél használni.
Használati jelentés
Az alkalmazottak felelősséget kell vállalniuk a rendszeres használati jelentésekért a kijelölt felügyelőnek.E jelentéseknek tartalmazniuk kell az egyedi díjak részletes leírását, az eredeti bevételeket és a megfelelő vállalati számviteli kódokat. Ezt az információt csatolni kell az alkalmazandó havi kimutatáshoz, és elegendő idővel kell benyújtani a késedelmes fizetés elkerülése érdekében.
Személyes használat
Hacsak nem szerepel a munkavállalói kompenzációs csomag részeként, a vállalati hitelkártya személyes használata nem engedélyezett. A személyes felhasználást minden olyan díjként kell meghatározni, amely nem közvetlenül kapcsolódik az üzleti tevékenységhez vagy a kapcsolódó költségekhez. Szükség esetén a személyes használatnak további magyarázatot és azonnali visszafizetést kell követnie a társaságnak.
Használati áttekintés
A munkavállalói hitelkártya használatát rendszeresen felül kell vizsgálni. Ezt a felülvizsgálatot mind a munkavállaló közvetlen felügyelete, mind az üzleti számviteli osztály tagja kell elvégeznie. A munkavállaló felügyelőjének felelősséget kell vállalnia a használatnak a munkavállaló munkakörülményeihez való alkalmazhatóságának meghatározásáért. A számviteli osztálynak gondoskodnia kell arról, hogy a kifizetéseket és a jóváírásokat megfelelően kezeljék, és a felhasználási korlátokat nem lépték túl.
