Az ülések jegyzőkönyvei a nonprofitok, a kormányzati szervek, a társaságok és a vállalatok számára alapvető jogi dokumentumok. A döntéshozatali folyamatot rögzítik. A jegyzőkönyvek eltérnek a diktálástól. Ezek nem egy szószöveg-átirat arról, hogy mi történt az ülésen; ehelyett nyilvántartást kapnak arról, hogy kik vettek részt, mit vitattak meg, a leadott szavazatokat és a döntéseket. A jegyzőkönyvet évekig megőrzik.
Készüljön fel a pontos jegyzőkönyvbe
Tekintse át a találkozó napirendjét. Ez lehetővé teszi, hogy jelentős napirendi pontokat tervezzen, amelyekről megjegyzéseket kell tennie. Ön is érzékeli, hogy hány résztvevő várható.
Tervezzen résztvevő lapot. Ez ugyanolyan egyszerű lehet, mint egy darab papír, a találkozó címével és a dátummal több számozott sorral. Ezt a találkozó elején fogja terjeszteni, hogy a résztvevők aláírhassák.
Győződjön meg róla, hogy a menetíró készülék megfelelően működik. Választhat, hogy jegyzetet készít a találkozóról egy laptopon, tollal és papírral, vagy rögzíti az értekezletet. Ha az értekezlet az érzékeny információkat fedi le, megvitassuk a felvételt az elnökkel, és magyarázzuk el a szándékot, hogy csak a jegyzőkönyvek pontossága érdekében használja a felvételt.
Találkozó jegyzőkönyv létrehozása a rekordhoz
Vegye fel a jegyzeteket az ülés során. Fókuszáljon az egyes beszélgetések tárgyára, és hagyja figyelmen kívül a kommentárokat. Megjegyezzük például, hogy megvitatták egy új épület finanszírozási elosztását, de nem jegyezzük meg, hogy a "beszélgetés érzelmi és meleg" volt. Ne feledje, hogy ki javasolta az egyes mozdulatokat és a megoldást.
Hozzon létre egy dokumentumot, amely a hivatalos ülés jegyzőkönyve lesz. Ugyanolyan formátumúnak kell lennie, mint az előző ülés jegyzőkönyvei. Fontolja meg a hat szakasz használatát: A megrendelés, a név szerinti hívás, a legutóbbi ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása, nyitott kérdések, új üzletek és az elhalasztás. Mindegyik rövid és semleges összefoglalót ad a beszélgetésről vagy a tevékenységről. Ha volt egy szavazatszám, akkor a következőket kell megadni. Ha a szavazatokat nem számolták fel, csak azt kell feltüntetni, hogy a mozgás "elszállt" vagy "sikertelen". Hozzon létre egy helyet a jegyzőkönyv aláírására a jegyzetelőnek és az elnöknek, aki jóváhagyja a jegyzőkönyvet.
A jegyzőkönyvet az üléstől számított egy héten belül terjessze az igazgatósági tagoknak, és - ha az ülés nyilvános - nyilvántartásba veszi őket. Szükség esetén végezzen módosításokat és javításokat. Ha pontosítást igényel, olvassa el a saját jegyzeteit vagy a találkozó rögzítését.
Tárgyalási jegyzőkönyvek tárolása a vállalati fájlokban
A találkozó jegyzőkönyveit a múltbeli ülések jegyzőkönyveivel foglalja össze. A jegyzőkönyvet egy kötőanyagban tarthatja, amelyet a bizottság vagy a fórum szervez, és időrendi sorrendben. Mivel az ülés jegyzőkönyvei jogi nyilvántartások, tartsa őket a központi irodában.
Törölje a találkozóról készített felvételt, kivéve, ha az Ön szervezete szabályozza ezt a rekordot. Miután a jegyzőkönyvek véglegesek, általában nem kell ezt a mentést megőrizni, és tartalma érzékeny vagy bizalmas lehet.
Másolja és terjessze az ülés jegyzőkönyvét a következő ülés elején. Ezeket az első üzleti pontként fogják jóváhagyni.
tippek
-
Szükség esetén tekintse át a találkozós sablonokat. Vizsgálja meg, hogyan tartották a régebbi perceket, vagy keressen online az "Találkozó jegyzőkönyvek sablonjai" között.
