Az üzleti életben vagyunk az üléseken és azokon kívül, ahol sok döntést hozunk. A találkozó végén találkozók jegyzőkönyvei határozzák meg, hogy minden résztvevő további lépéseket tegyen. Az értekezlet jegyzőkönyvei a találkozó minden aspektusát lefedik, a résztvevők listájáról és a napirendről a meghozandó intézkedésekre és a további ülésekre vonatkozó döntésekre. Az ülések jegyzőkönyveinek meghatározásához szükséges konkrét lépések biztosítják, hogy a csapat, a társaik és a vezetők megismerkedjenek a vita témáival és a további intézkedésekre vonatkozó elvárásokkal.
Használja az értekezlet napirendjét az értekezlet jegyzőkönyvének megírásához. Az ülés napirendje az ülés irányelve. Frissíti a résztvevőket, és lehetővé teszi számukra, hogy megismerjék a célokat, szerepüket azok elérésében és milyen konkrét elemeket rendelnek hozzá. Mivel az ülés napirenden alapul, a napirendet a napirend írásának útmutatója képezi.
Röviden írja le a résztvevők szerepét a találkozón vagy a projektekről a vitára. Ismertesse az egyes résztvevők szerepét, hogy segítse a nem résztvevőket abban, hogy ki vett részt az adott osztályon és milyen konkrét célból. A résztvevők szerepének felvázolása biztosítja, hogy minden ember szándékosan részt vegyen az ülésen. A résztvevők szerepe fontos az értekezlet-közvetítő és a résztvevők számára, így a megbeszélések folytatódnak anélkül, hogy a korábban megtárgyalt témákkal megbuknánk.
Jelölje meg egyértelműen a találkozó céljait. Például: döntések meghozatala, ötletek összegyűjtése vagy a csapat frissítése a haladásról. A listázási célok segítik a jegyzőkönyv olvasóinak egyértelmű megértését. A cél vagy a célrész az, amit sok felsővezető elolvasott; ha nem kell részt venniük a célkitűzésekben, további olvasásra nincs szükség. Ha a menedzsernek érdeke fűződik a célokhoz, úgy dönt, hogy részt vesz a következő ülésen.
Írja be az ülésen hozott döntéseket. Jegyezze meg a meghozott és megvitatott döntéseket, hogy meghatározza a következő ülés napirendjét. A döntések megfogalmazása lehetővé teszi a résztvevők és a nem résztvevők számára, hogy ellenőrizzék, ha szükséges-e utólagos tevékenységek, amelyekre akkor készülhetnek. Az ülésen kiemelt döntésekre akkor kerül sor, ha további megbeszélésekre van szükség egy másik találkozón, amely önmagában döntést hozna. Az ülésen hozott döntések rögzítése és megosztása kritikus fontosságú a pontos, hasznos percek számára.
Írjon "Következő lépés" feladatokat a felelős személy nevével. Ezek a lépések lehetővé teszik, hogy a találkozó segítője felkészülhessen a következő találkozóra, valamint hogy a résztvevők és a nem résztvevők tudatában legyenek annak, hogy miért felelősek a találkozó utáni ülésért. Ez biztosítja, hogy az egyének felkészüljenek a következő ülésre, akár feladataik elvégzésével, akár másnak, aki kiegészítheti őket és részt vehet a következő ülésen.
Küldje el az ülés jegyzőkönyvét a résztvevőknek. A tervezet lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy a jegyzetek, a következő lépések és döntések frissítésével szerkesszék a perceket. A felülvizsgálati tervezet biztosítja, hogy az összes információt megfelelően rögzítették, és hogy az egyének kezeljék a rájuk ruházott feladatokat. A felülvizsgálati tervezet részeként határidőt kell biztosítani minden résztvevőnek a megjegyzésekről. Ha nem érkezett módosítás, a jegyzőkönyveket valamennyi fél elfogadja.
Küldje el az ülés jegyzőkönyvét. Miután összegyűjtötték az összes visszajelzést, küldje el az értekezlet jegyzőkönyvet minden olyan személynek, akit meghívtak az ülésre. Másolja a többi alkalmazottat vagy résztvevőt, akit tájékoztatni kell. A jegyzőkönyvet az ülés végétől számított 24 órán belül vagy a következő ülés előtt 12 órával kell elküldeni, attól függően, hogy melyik előbb következik be.
tippek
-
Nem kell minden információt rögzíteni az értekezlet jegyzőkönyveiben, elegendő a kiemelés. Az ülés jegyzőkönyvei akkor hatékonyak, amikor összefoglalják a találkozókat a döntésekkel és a felelősséggel. Ha megkönnyíti az értekezletet, kérje meg valakit, hogy jegyzeteket készítsen a csapat számára.
