Az üzleti és tudományi kommunikáció egyik közös formája a jelentésírás. Az üzleti és technikai jelentések írása írási és szervezeti készségeket, kutatási képességeket és az adatok értelmezésének képességét igényli, és olyan módon mutathatja be, hogy a szakértők értékelhessék, hogy a laikus nem tudja megérteni. Az üzleti és technikai jelentéseknek sok azonos eleme van, ezért az üzleti jelentések és a technikai jelentések közötti fő különbség általában a tárgy.
Határozza meg közönségét, és hogyan terjeszti az üzleti és technikai információit. Akár egy szakértői csoportot írt, akár üzleti csoportot oszt meg egy diákcsoporttal, a közönség ismerete segít egy informatív, jól beérkezett jelentés elkészítésében. Döntse el, hogy a jelentés egyszerűen egy írásos kommunikációs vagy multimédiás prezentáció. Ha olyan technológiát használ, amely előnyben részesíti a prezentációt, minden módon foglalja össze a grafikonokat, diákokat, videót vagy más módon, hogy bemutassa a jelentés néhány pontját.
Vizsgálatok készítése az üzleti jelentések és a technikai jelentések típusairól. Tekintse át a mintajelentéseket és a sablonokat, hogy megismerkedjen a saját üzleti kommunikációjában elvárt információkkal.
Ismertesse a témát, és foglaljon bele alfejezeteket, hogy segítsen a kutatási folyamatban. Készítsen egy vázlatot, hogy az egyes szakaszokra összpontosítson, és segít elkerülni a kanyargósodást, ami szervetlen prezentációt eredményezhet. A tipikus üzleti vagy technikai jelentések a következők: bevezetés; képesítések és témakörök; kutatási adatok; következtetéseit; és jövőbeli megfontolások.
Tervezze meg az üzleti vagy technikai jelentés első lényeges részét. Kezdjük a képesítések, az érdekek és az okok megértésének leírását. Magyarázza el, hogy a közönség hogyan hasznosíthatja az Ön adatait, vagy hogyan kell értelmezni az adatait. Nem mondod el a közönségnek, hogyan észlelheted az eredményeidet, vagy hogyan alakíthatsz véleményeket a jelentésedről. Ehelyett jelentését az Önök információinak kontextusával kell kezdeni. Például, ha a távmunkával kapcsolatos munkahelyi trendekről írt, magyarázza el, hogy a vállalatok hogyan használhatják a megállapításokat a távközlési megállapodások megfogalmazásához.
A kutatási eredmények és adatok összegyűjtése. A kutatás megszervezése rendkívül fontos, mert közönsége megkérdőjelezi szakértelmét, ha megbízhatatlan, elavult vagy érvénytelen eredményeket mutat be. Győződjön meg róla, hogy az adatai különösen relevánsak a témával kapcsolatban, és az érthető módon átalakítható.Hacsak a közönség nem csak a technikai és üzleti zsargon mély ismereteivel rendelkező szakértőkből áll, tartsa egyszerűvé a kutatást. Helyettesítő zsargon olyan kifejezésekkel, amelyek ismerik a munkatársakat, és összefoglalják a kutatást egy érdekes módon.
Készítsen előadást a megállapításokról, beleértve a következtetéseit és a javasolt módszereket, hogy jelentését beépítse üzleti vagy technikai folyamatokba. Anélkül, hogy szétválnánk, az innovatív és kreatív módon fogalmazza meg eredményeit. Az üzleti és technikai jelentések néha jó hírnévnek örvendenek a konzerváltság és a konzervatívság miatt. A jelentés kreatív felhasználását inspirálhatja olyan adatok bemutatásával, amelyeket az előre gondolkodó közönség használhat.
Szerelje össze a dokumentum részeit logikai sorrendben. Írjon be egy rövid bevezetőt, miután befejezte az összes részt - gyakran egyszerűbb a bevezetés elkészítése, ha lehetősége van átfogó tervezetének felülvizsgálatára. A bevezetőnek tömörnek kell lennie - a bevezető célja, hogy egyszerűen közölje az üzleti vagy technikai jelentések témáját.
Hagyd magadnak időt a jelentés finomítására és szerkesztésére. Jó ötlet, hogy tegyük félre a jelentést, és egy-két nap múlva térjünk vissza egy új szemmel. Ha lehetséges, kérje meg egy kollégáját, hogy vizsgálja felül a tervezetet. Adja meg a javaslatokat, amelyeket úgy érzi, hogy hozzáadja az információk hitelességét és használhatóságát.
