Az éves közgyűlés (AGM) az igazgatósági tagokkal, a részvényesekkel, a befektetőkkel és a felső vezetéssel való találkozó, amely a fiskális információk áttekintését és az előző év folyamán meghozott kulcsfontosságú döntések és változások áttekintését szolgálja. A közgyűlési jegyzőkönyvet a találkozó nyilvántartásaként állítják össze, és konkrét részleteket tartalmaznak az ülésen meghozott jelentős döntésekről és a választott tisztviselőkről szóló megjegyzésekről. A jegyzőkönyvek általában az ülésen megvitatott vagy bemutatott jelentésekhez csatoltak.
Írja be a szervezet nevét, majd az "éves közgyűlési jegyzőkönyveket". Ezután írja be a találkozó teljes időpontját és időpontját, valamint az ülés helyét. A helyszínnek tartalmaznia kell a konferenciaterem nevét és a helyszínt, ahol a találkozót tartják.
Írja be a Preambulumot. A résztvevők bemutatásához használja az "I" római számot, majd a PREAMBLE kifejezést. Sorolja fel az ülésen résztvevő összes tagot, az elnöktől kezdve. Ezután jegyezze fel az alelnököt, a kincstárnokot, a titkárt és a végrehajtó tagokat. Ehhez a szakaszhoz teljes név vagy első kezdő- és utónév is használható.
Sorolja fel a megfigyelőket és a bocsánatkéréseket. Ha vannak olyan találkozók, akik nem tisztek vagy bizottsági tagok, megfigyelőként vagy bocsánatkérésként szerepelhetnek. Ha senki sem esik egyik kategóriába sem, jelölje meg a "Nil" -t.
Ismertesse az előző ülés jegyzőkönyvét. Használja a "II" római számot, majd ezt a fejezetet az ELŐZŐ ÜLÉSEK JEGYZÉKE. Jelölje meg azokat a javaslatokat, amelyeket áthelyeztek, kirendeltek és átvittek a jelen ülésre.
Ismertesse az ülésről szóló jelentéseket. Kezdje el ezt a szakaszt a "III" római számmal, majd a JELENTÉSEKvel. Sorolja fel a jelentéseket egyenként függelékként.
Jegyezze fel a választási folyamatot. Használja a "IV" római számot a visszatérő tisztek, az elnök, alelnök, titkár, kincstárnok és bármely más választott tisztviselő választásának jelzésére. Minden egyes jelölt esetében meg kell adnia: a kijelölt személyt; kinek nevezték ki őket; aki kiküldte a jelölést; és hogy a jelölt visszautasította vagy elfogadta-e a jelölést. A választott tisztet ekkor a jegyzőkönyvben megjelölik.
Jegyezze fel a tisztviselői választásokat. Ha nyilvános ügynököket választ, akkor fel kell sorolnia a jelölt nevét, valamint a személyzetet jelölő és kirendelt személyeket.
Sorolja fel az ülésen elfogadott vagy bemutatott javaslatokat. Az indítvány egy bizonyos politika vagy döntés ellen szavazás, illetve az ülésen történő bemutatás. Sorolja fel ezeket a beszélgetéseket a jegyzőkönyvben, és jelezze, hogy az indítványt elfogadták vagy elutasították-e.
Felvétel "Egyéb üzleti" elemek. Az "V" római szám alatt jegyezze fel és foglalja össze a választásokon és a bevezetéseken kívül tartott megbeszéléseket vagy eseményeket. A felsorolt lista vagy 2–3 mondat az egyes tételekről általában elegendő a következő ülésen történő felülvizsgálathoz.
A függelék információk és pénzügyi adatok felsorolása. A közgyűlési jegyzőkönyv utolsó részének fel kell sorolnia a jegyzőkönyvben korábban hivatkozott függelékeket, és a pénzügyminiszter által biztosított pénzügyi adatok összegzésével kell zárnia.
tippek
-
A közgyűlés rendszerint évente kerül megrendezésre, hogy tájékoztassa a tagokat az előző év tevékenységeiről, és megválasztja az elkövetkező évre tisztviselőket és köztisztviselőket. A közgyűlés jegyzőkönyvének másolatai rövid időn belül az összes résztvevőnek eloszthatók. A titkárnak szükségessé kell tennie a következő ülésen a közgyűlési jegyzőkönyv másolatát.
