A napközbeni könyvelő feladatai nem egészen másak, mint a könyvvizsgálói feladatok bármely más szolgáltatási vállalkozásnál, de a felelősség jelentősen nagyobb. Mivel a daycares-nek meg kell adnia a teljes év bevételeit a gyermek szülőknek adóügyi célokra, nagyobb figyelmet kell fordítani a tranzakciók pontos rögzítésére.
Adózással kapcsolatos kötelezettségek
A napközi üzlet egyedülálló jellege miatt, különös tekintettel a szülőkre az év végén a gyermekgondozásból fizetendő összeget adójukból, a könyvelőnek meg kell kapnia az egyes ügyfelek által kifizetett összegeket. Ha az óvodai ellátás előtt és után nyújt napközbeni ellátást, nyilvántartást kell vezetni az e szolgáltatásért fizetett összes összegről, és a bevételek elküldésre kerülnek.
Bérszámfejtési kötelezettségek
A bérszámfejtés befejezésekor a napközbeni könyvelők a számviteli szoftvert vagy az IRS és az állami weboldalakon található adótáblákat használják. A könyvelőnek az Elektronikus Szövetségi Adófizetők Szolgálatát kell használnia, és minden fizetési időszakra egy 941-es fizetést kell teljesítenie (ez a társaság társadalombiztosítási, Medicare és Szövetségi Tartalékokhoz való hozzájárulása a munkavállaló hozzájárulásaival együtt.) A könyvelő használja az oldalt, www.eftps.com, és beírja a vállalat EIN és PIN számát.
A napközbeni könyvelőnek negyedévente meg kell adnia a 941-es formanyomtatványt, és elküldenie azt az IRS-nek. A 941-es formanyomtatvány az összes bérszámfejtési időszakban összesen 941 kifizetés lesz, amelyet minden negyedévben alá kell írni és postázni. A könyvelőnek a számviteli szoftverből is ki kell fizetnie a számított kifizetéseket, és minden negyedévben el kell küldenie a szövetségi munkanélküliségi adót. Ezen követelmények mellett minden negyedévben a könyvelőnek ki kell töltenie az állami munkanélküliségi adó formáját is. (SUTA).
Napi kötelezettségek
A napközbeni könyvelőnek nyomon kell követnie az összes követelést annak biztosítása érdekében, hogy minden ügyfél fizessen időben és minden számlán, hogy biztosítsa, hogy az épület, a közművek és egyéb havi számlák időben kerüljenek kifizetésre. Minden hónapban a bank- és hitelkártya-számlákat össze kell egyeztetni a banki és hitelkártya-kimutatások összehasonlításával a számviteli szoftverrel, és gondoskodni arról, hogy a bank / hitelkártya-kimutatások egyetértenek a számviteli szoftverrel.
Visszavont csekkek, a szállítóktól származó számlák másolatai és a kiadásokból származó bevételek hetente kerülnek benyújtásra, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az összes nyomtatott példány rendelkezésre áll-e az ellenőrzéshez és az ellenőrzéshez.
Jogi követelmények
A könyvelő elvégzi a gyermekre jutó bevételek elemzését, figyelembe véve a gyermekek tanárokkal szembeni jogarányát. Az arányok az egyes államokban az állami jog szerint változnak. A könyvelőnek ezt az információt fel kell használnia a tanárok bérbeadására vonatkozó terv elkészítéséhez, vagy egy osztályonkénti költségelemzés futtatásához.
Pénzügyi kötelezettségek
A kiegészítő feladatok közé tartozik az összes csekk és készpénzfizetés összegyűjtése, elszámolásuk követelésként és a betétlapok kitöltése a napközbeni tulajdonos számára, aki az összes összeget kétszer ellenőrzi, hogy a bankhoz jusson. A befizetett összegeket havonta kell kinyomtatni és minden ügyfélnek átadni.
A havi pénzügyi beszámolók nyomtatása, beleértve a nyereség- és veszteségkimutatást, a mérleget és a pénzforgalmi előrejelzést, a kis pénzeszköz-nyilvántartás megőrzése és a bevételek visszafizetése az összes kifizetett kiadásért általában szintén része a munkának.
