Az erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és fenyegetéseket elemezve --- a könyvtárunk felé néző SWOT - fontos része a stratégiai tervezésnek, amely létfontosságú minden típusú könyvtárak, köztük az akadémiai, köz- és különleges könyvtárak sikeréhez. Mivel az északkeleti Kansas Könyvtárrendszer egy belső auditban megjegyezte, hogy a könyvtári SWOT elemzést végzi, „segít abban, hogy a könyvtár szolgáltatásait és programjait olyan területekre összpontosítsa, ahol erős vagy ahol a legnagyobb lehetőségek vannak.”
erősségek
A könyvtári erősségek, területek, ahol már sikeresek, felmérése magában foglalja a személyzet készségeit és kompetenciáit, a programozást, a költségvetési karbantartást és a közösségi kapcsolatokat. A könyvtári jövőben az erősségei alapján történő tervezésnek tartalmaznia kell a meglévő siker fenntartásának és javításának módjait.
Hiányosságok
A könyvtár gyengeségeinek elemzése a belső műveletek értékelését is jelenti. G. Edward Evans és Patricia Layzell Ward, az „Információs szakemberek irányítási alapjai” szerzői, rámutatnak arra, hogy a gyengeségek ugyanolyan területeken lehetnek, mint az erősségek. A könyvtári hiányosságok gondos elemzése arra utal, hogy mely területekre van szükség. A gyengeségek azt is azonosítják azokat a területeket, amelyekre figyelmet kell fordítani a gyengeségeik negatív hatásának csökkentésére.
lehetőségek
A könyvtáron kívüli tényezőket ki kell értékelni, hogy lássuk, mit lehetne tenni a könyvtár javára. A könyvtári lehetőségek „gazdasági, politikai / jogi, technológiai vagy szociokulturális környezetben” jelenhetnek meg, mondja Anthony C. Danca a SWOT elemzésében. Például a könyvtári fő védőszolgálat magas gazdasági státuszának tudatosítása olyan lakosságot biztosít, amely valószínűleg részt vesz a pénztárgyűjtő tevékenységekben.
fenyegetések
A könyvtári fenyegetések elemzése a könyvtáron kívüli tényezők értékelését is jelenti, amelyek akadályozzák a könyvtár sikerét. Mint a lehetőségek, sok fenyegetés a gazdasági és politikai környezetből ered, mondja Danca. Például a gazdasági visszaesés veszélyezteti az államilag finanszírozott könyvtárak költségvetésének csökkentését. A fenyegetések jelenlegi tudatosságának megőrzése lehetővé teszi a könyvtárigazgatás számára, hogy tervezzen és cselekedjen. Ez a terület gyakori figyelmet igényel, mivel a külső környezet gyakran gyorsan változik.
Egyéb megfontolások
Evans és Ward elmagyarázzák, hogy bár a SWOT-elemzés elvégzése jelentős időt vesz igénybe, az előnyök megéri. Továbbá elmagyarázzák, hogy az elemzés elősegíti a külső könyvtári környezetre és a belső könyvtári képességekre épülő tervezési folyamatot. Az elemzési folyamat tájékoztatást nyújt a belső és külső tényezők aktuális állapotáról, amelyek közül sok közvetlenül befolyásolja a könyvtárszervezet életképességét.
