A hatékonyan megfogalmazott üzleti kommunikáció célzott, professzionális és könnyen érthető. Lehetővé teszik a címzett számára, hogy az üzenetet az író szándéka nélkül találja meg, a rosszul elhelyezett szavakat áthelyezve, vagy a rosszul megfogalmazott mondatokat megfejtse. A hibásan értelmezett üzenetek a belső és a külső olvasók számára is kikapcsolnak. A rossz nyelvtan gyakran együtt jár a megállapított szabályok tudatlanságával vagy figyelmen kívül hagyásával, valamint a lustasággal vagy a rohanással. A vállalkozásoknak arra kell törekedniük, hogy átgondolt, csiszolt üzeneteket hozzanak létre, amelyek a pontosság és az alaposság iránti elkötelezettségüket képviselik.
Helyes üzenetek küldése
A hatékony szóválasztás az üzenetek világos megértése és a zavartság közötti különbséget jelenti. Az az olvasat, amely az olvasókat újra tisztázni kívánja, az aktív olvasás végét jelezheti, ami ellentétes az üzleti írás céljával. Az üzleti írás nem az olvasó nagy szavakkal és összetett mondatszerkezetekkel való viseléséről szól. Arról van szó, hogy pontot kapjunk a leghatékonyabb eszközökkel. Az utasítások megkönnyítése esetén a tömör, fellépő lépések megkönnyítik a frusztrációt és növelik az olvasó megfelelését. Az üzenetek értelmezésének hagyása gyakran gondot jelent, mivel az olvasók saját szabályokat hozhatnak létre, vagy teljesen figyelmen kívül hagyhatják a zavaró irányelveket.
Hitelesség létrehozása
Az első benyomások sokat jelentenek. Képzeld el, hogy kapsz egy hirdetést a „Béke az elme oktató szolgálatáért” címmel, amely a következőt írja: „Az elme tanítási szolgáltatása.” A nem megfelelő korrekciós dokumentumoknak a végső ellenőrzésekből való kilábalása lehetővé teszi a negatív benyomást, ami tönkreteszi a vállalkozások számára a figyelmet és megbízhatóságot. könnyebben észrevehető a versenytársak számára, hogy kihasználják ezeket a hibákat. Bár a hibák, mint például a „desszert büfé” helyett a „sivatagi svédasztalos büfé” írása helyteleníti a helyesírás-ellenőrzőt, a képzett emberi szemnek meg kell ragadnia ezeket a nyelvtani bűncselekményeket.
Belső kommunikáció
A munkavállalók átláthatóságot és nyitottságot kívánnak a munkáltatóktól. Először a megfelelő információkat akarják. A kiküldetési hibákat tartalmazó tömeges e-mailek kiküldése a képzési időpontokban vagy a szakzsargont tartalmazó kézikönyvek terjesztése káoszt hoz létre. Az időt is pazarolja, mert a hibajavítások elveszítik az egyéb üzleti funkciókat. Még akkor is, ha a hibák könnyen korrigálhatók, hatásuk még mindig valós. A belső üzleti kommunikáció rossz nyelvtanai csökkenthetik az alkalmazottak morálját és motivációját, hogy a munkakörülmények teljesítése során a részletekre orientálódjanak.
Külső kommunikáció
A külső üzleti kommunikáció minősége segít az ügyfeleknek a vállalkozásokról alkotott benyomások kialakításában. Az ügyfelek inkább a jól vezetett, szakmai szervezetekkel folytat üzleti tevékenységet. A vizuálisan vonzó hirdetések vagy a megfelelően formázott levelek elveszítik szikra, amikor az ügyfelek nyelvtani hibákat találnak. Míg a legtöbb ügyfél nem fogja elárasztani az üzletet telefonhívásokkal kapcsolatban a rossz levelezés során, emlékezni fognak a bűncselekményekre. Néhányan azt is megtehetik, hogy más ügyfeleket figyelmeztetnek az elkövetők elkerülésére.
