A mai számítógépek és számviteli szoftverek kifinomultsága ellenére az alapvető bérszámfejtési folyamat majdnem ugyanaz, mint az évtizedekkel ezelőtt. Nagyon kevés vállalkozás továbbra is kézzel írja és dolgozza fel a bérszámfejtéseket, de minden üzletvezető számára elengedhetetlen, hogy megértse, hogyan működik a bérszámfejtési folyamat a munkaerőköltségek megfelelő ellenőrzésére és a potenciálisan költséges problémák megoldására. Ez akkor is igaz, ha kiszervezi a bérszámfejtési műveleteit, ami népszerű alternatíva. A bérszámfejtési folyamat azzal kezdődik, hogy rögzíti az alkalmazottaknak a munkahelyen betöltött idejét. Ez ugyanolyan egyszerű lehet, mint egy kézzel írt időszámítás, vagy olyan számítógépes időórák használata, amelyek az adatokat közvetlenül a bérszámfejtést feldolgozó számítógépre továbbítják. A további bérszámfejtés megkezdése előtt az új alkalmazottak vagy azok, akiknek a státusa megváltozott, ki kell töltenie a W-4 nyomtatványt a mentességek visszatartására.
A bérszámfejtés kiszámítása
A munkáltató a fizetési periódus végén minden munkavállalói időrekordot összegyűjti, amely lehet heti, kéthetente vagy más időszakban. A bérszámfejtés első lépése az, hogy megtaláljuk a munkavállaló bruttó bérét, ami ugyanolyan egyszerű, mint a munkaórák összeadása és a személy fizetési rátájával való szorzás. A túlórák, jutalékok, tippek és egyéb kártérítések megadásához szükség lehet a kiigazításokra. Az üzleti költségekkel, például a kilométer-megtérítésekkel kapcsolatos kártérítést gyakran a munkavállaló fizetésének költsége tartalmazza a fizetés kiszámítása után, mivel ezek a visszatérítések nem adókötelesek. A következő lépés a munkavállaló forrásadójának megállapítása. Ehhez szükség van a munkavállaló W-4 és IRS 15-ös körleveleire. A szövetségi jövedelemadó hatálya alá tartozó bérek a bruttó fizetés, levonva a visszatartási mentességek teljes összegét.
Adók
A bérszámfejtési folyamat legbonyolultabb része az adók kiszámítása. A bérszámfejtés szempontjából az adók két csoportra oszlanak: azokra, amelyeket a munkavállaló fizet, és levonnak a bruttó fizetésből és a munkáltatók által fizetett összegből. Az alkalmazottak három szövetségi adót fizetnek: jövedelemadó, társadalombiztosítás és Medicare. Ezeknek az adóknak a kiszámítására vonatkozó teljes utasítások az IRS 15. kiadványban találhatók. A legtöbb államban is van egy állami jövedelemadó. Az állami adókra vonatkozó utasításokat az Állami Bevételi és Adóügyi Minisztérium kapja. A munkáltató által fizetett adók a munkáltató hozzájárulása a társadalombiztosításhoz és a Medicare-hez, a szövetségi munkanélküliségi adóhoz és az állami munkanélküliségi adóhoz - FUTA és SUTA. Ezek kiszámításához használja az IRS 15. kiadványt. A FUTA és az SUTA adókat együttesen kell megfogalmazni, mert a FUTA-nak a SUTA-nak fizetendő hitele van.
Kifizetés
A bérszámfejtési folyamat végső állapota a munkavállaló tényleges megfizetése és az adók átutalása. A bérszámfejtés ellenőrzése meglehetősen egyszerű. A csekk önmagában hasonlít minden más ellenőrzésre. Azonban a paychecks jön egy bérszámfejtés, ami a bérek, adók és egyéb levonások vagy kiigazítások írásos felsorolása. Az egyes tételek és az évenkénti összegek kitöltésével kitöltött bérszámlálót a munkavállalónak adják át nyilvántartásaihoz. Mindig bölcs dolog a kifizetések ellenőrzése a terjesztés előtt, mivel a hibák költségesek lehetnek. Például nem szeretné megtudni, hogy egy nem fogadott billentyű lenyomásakor 3000 dolláros fizetést kellett kiállítani, ha a megfelelő összeg 300 dollár. Küldje el a visszatartott adókat az IRS vagy az állami bevételszolgáltatásnak az utasítások szerint.
