A beszerzési eljárások nyomon követése és értékelése a szervezet irányításának szerves része. A beszerzési folyamat nagy figyelmet érdemel a vezetőségtől annak biztosítása érdekében, hogy ne kerüljön a csalás és a korrupció áldozata. A beszerzési eljárásoknak hatékony ellenőrzéseket kell tartalmazniuk az elszámoltathatóság és az átláthatóság érdekében. A menedzsment folyamatos felügyelete és értékelése a beszerzési folyamat során megteremti az integritást és a törvények és etikai normák betartását.
Határozza meg a létező belső vezérlőket és a vezérlők tervezett működését. Nincs lehetőség arra, hogy a vezérlők bármelyike felülbírálható legyen. A legfontosabb belső ellenőrzések közé tartozik a feladatok elkülönítése, a felügyeleti ellenőrzések, az ellenőrzések fogadása, az engedélyek ellenőrzése és a nyilvántartási ellenőrzések.
Egy megfelelőségi ellenőrzőlista kidolgozása annak megállapításához, hogy a beszerzési eljárásokat betartják-e. Az ellenőrzőlistát a munkavállalók és a menedzsment együttműködésével kell megtervezni. Az ellenőrzőlista kidolgozásában való részvétel során a munkavállaló lényegében képzett, és jobban ismeri a folyamatot. A jó megfelelőségi ellenőrző lista megerősíti a meglévő eljárásokat és a méltányosság, a nyitottság és a verseny célkitűzéseit.
Végezzen el egy kockázatértékelést a lehetséges kockázatok, gyengeségek vagy magas kockázatú területek feltérképezésére vagy azonosítására. A mutatók vagy a „vörös zászlók” azonosításával a szervezet biztosítja, hogy megfelelő belső ellenőrzések történjenek a szabálytalanságok megelőzése érdekében. A kockázatok azonosításával csökkenthető az összeférhetetlenség és a csalás és a korrupció előfordulása.
A teljes beszerzési folyamaton keresztül nyomon követheti az egyes beszerzéseket. Vizsgálja meg, hogy a közbeszerzés nyílt versenyt biztosít, és hogy átlátható-e, és bizonyos szolgáltatók számára megkülönböztetéstől mentes. Határozza meg, hogy az alkalmazott beszerzési módszer megfelel-e a beszerzett áru vagy szolgáltatásnak, és gondoskodjon arról, hogy az megfelelően dokumentált legyen.
