A munkavállalóknak az iránymutatás nélküli vásárlása lehetővé teszi a költségek növelését és a haszonkulcsok csökkenését. A bölcs beszerzés azzal kezdődik, hogy megvásárolja a megfelelő mennyiséget és minőséget a legjobb áron, majd létrehoz egy olyan eljárást, amely lehetővé teszi a beszerzési folyamat nyomon követését. A költségvetés használata és a szabványos felülvizsgálati folyamat létrehozása felfedheti a piaci tendenciákat, hogy kihasználják és árképzési struktúráikat, amelyek egyébként figyelmen kívül hagynák.
Készítmény
Írjon egy listát, amely felvázolja az összes anyagot és elemet, amelyet a vállalkozásnak meg kell vásárolnia. Csoportosítson hasonló elemeket, és adjon meg minden csoportnak megfelelő címet. Például az olyan tárgyak, mint a tollak, a jogi lapok és a másolópapírok az "Irodai kellékek" cím alatt kerülnek. Kávé, tea, csészék és műanyag kanálok a "Konyhai kellékek" alatt szerepelhetnek. Az olyan elemek, mint a kötőanyagok, a DVD-k és a DVD-lemezek a "Csomagolás" cím alatt kerülhetnek.
Határozza meg a vállalat összes részlegét vagy területét, amely beszerzi a termékeket, és dokumentálja a tételcsoportokat, amelyeket minden terület vásárolni fog. Például a marketing részleg a "Csomagolás" és "Irodai kellékek" címsorokból vásárolhat. Az adminisztratív személyzet lehet az egyetlen, aki "Kitchen Supplies" -et vásárol, de "Office Supplies" -t is vásárol.
Tervezzen beszerzési költségvetést az egyes osztályok számára, a kiindulási pontként a vállalat éves költségvetésének felhasználásával. Állítson be havi költségkeretet az egyes osztályok beszerzéseire - ez magában foglalhatja az egyes osztályvezetők részvételét a végleges jóváhagyáshoz.
Gyűjtse össze a szállítói információkat, például a cégnevet, a címet, a telefonszámokat, a kapcsolattartó személyt és a vállalat számlaszámát. Csatlakoztasson minden vásárolt elemet egy adott szállítóhoz vagy szállítóhoz. Bölcs dolog, hogy minden egyes három elemhez tartozó beszállítók listája legyen, így ha az előnyben részesített szállító nincs raktáron, akkor biztonsági mentést végző gyártók mennek. Egynél több szállító megvásárlása megakadályozza a megrendelés késedelmét. Ez különösen fontos azokban a vállalkozásokban, ahol az alkatrészeket vagy más elemeket kellő időben meg kell rendelni és fogadni a határidők betartása érdekében.
Hozzon létre kapcsolatokat a kereskedőkkel az árengedményekre és a különleges megrendelések kezelésére. A forgalmazó cégen belüli kijelölt értékesítési képviselő elhelyezheti és gyorsíthatja a vészhelyzeti rendeléseket vagy a rövid gyártási időket.
Írási eljárások
Írjon egy lépésenkénti folyamatot minden egyes részleg számára, hogy kövesse a vásárlást. Fontolja meg, hogy egy vásárlást kérjenek, engedélyezzenek, rendeljenek, fogadjanak, szállítanak és fizessenek. Fontolja meg a munkavállalók és a személyzet különböző szintjeihez tartozó vásárlási felső határok kialakítását. Tartalmazza az ad-hoc vásárlásokra, a fizetési lehetőségekre és a vásárlásokra vonatkozó eljárásokat, amelyek más osztályok válaszát igénylik. Például az új számítógépek vásárlása az adminisztratív részlegnél megköveteli az informatikai osztály részvételét és a beszerzést a telepítési elemek, például kábelek, modemek és útválasztók vásárlásához.
A beszerzési folyamatban a papírmunka kezelésének lépésről lépésre történő megfogalmazása. Az üzleti igényektől függően, papíralapú beszerzési folyamat helyett elektronikus beszerzési folyamatra lehet szükség.
Tervezze meg az egyes vásárlásokhoz szükséges formanyomtatványokat, vagy vásároljon szabványos szerződési űrlapokat egy irodai beszállítótól. Az űrlapok tartalmazhatnak egy vásárlási kérelem űrlapot, amely engedélyezési helyet foglal magában, egy rendelési űrlapot az eladónak küldeni, egy formanyomtatványt az árucikkek fogadására egy fő raktárban, és egy másik, amely felismeri a megkereső részlegnek történő szállítást.
Tervezzen eljárást a panaszok és az elszámoltathatóság kezelésére, a beszállítói kapcsolatok és a kedvezményes struktúrák felülvizsgálatára, a beszerzési költségvetések figyelemmel kísérésére és a beszerzési folyamat felülvizsgálatára és javítására. A beszerzési folyamat csípése és módosítása jobb hozamot eredményezhet, ha módszertani módon közelítjük meg. A negyedéves és éves felülvizsgálatok hozzá tudnak járulni a vállalat alsó sorához.
Hozzon létre egy beszerzési eljárási kézikönyvet, amely egy lépésről lépésre ismerteti a követendő személyzetet. A kézikönyvnek világos lépéseket kell tennie, amelyeket minden alkalmazottnak követnie kell, kérésére, engedély megszerzésére és a megrendelés megadására. Meg kell határoznia azokat is, akik kezelni fogják a folyamatot, és jogosultak a vásárlás jóváhagyására, valamint egy jóváhagyott szállítói listát és egy űrlaplistát, amely bemutatja az űrlapok fizikai helyét vagy a cég számítógépes hálózatában.
