Vezetőként vagy felügyelőként meg kell tartania a személyzetet a szervezet számára kialakított különböző politikák és eljárások tekintetében. Nem ritka, hogy a szervezeten belüli politikák rendszeresen változnak, különösen ha dinamikus vagy változékony környezetben dolgozol. A házirendek és eljárások kommunikációjának módja egy csoportbeállítás. Ez lehetővé teszi, hogy az anyagot egyszerre lefedje, és lehetőséget ad mindenkinek, hogy kérdéseket tegyen fel.
Olvassa át az anyagot, hogy alapos megértést szerezzen. Mielőtt a személyzetével áttekintheti a szabályzatokat és eljárásokat, először olvassa el többször. Jelöljön ki minden olyan információt, amelyhez részletesebb magyarázat szükséges. Továbbra is olvassa el az anyagot, amíg alaposan meg nem érti mindent. Próbáld meg előre jelezni néhány kérdést, amit a személyzet kérhet.
A találkozó előtt egy nappal adja meg a munkatársainak egy példányát a kiadványról, vagy az érintett információkról. Ez lehetőséget ad számukra, hogy olvassák át az anyagot, és feljegyezzék a felmerülő kérdéseket. Ha lehetséges, kérje meg munkatársait, hogy kérdéseket tegyenek a találkozó előtti napon, hogy Önnek ideje legyen kutatni, és biztosítani tudja a személyzetnek a helyes választ.
Találkozzon a munkatársaival. Tartsa meg a konferenciatermet, és győződjön meg róla, hogy minden résztvevő hozza a kiadvány másolatát. Ha valaki elfelejti a sajátjukat, extra segédanyagokat kell kapnia. Kezdje a munkamenetet az anyag elejétől a végéig történő áthaladásával. Miután lefedte az anyagot, menjen át a személyzet által előzetesen benyújtott kérdésekre. Miután az összes beküldött kérdés megválaszolódott, kérdezze meg, hogy vannak-e más kérdések.
Menjen át a politika és az eljárások egyénileg. Néha az információ érzékeny és kényes jellegű, és az egyes alkalmazottakkal egyénileg felül kell vizsgálni. Ez lehet, hogy nem lehetséges vagy megvalósítható egy nagy szervezet számára.
