A KPI-k "kulcsfontosságú teljesítménymutatók". Ezek a mutatók olyan mérőeszközök, amelyek segítik az üzleti vezetők számára, hogy meggyőződjenek arról, hogy a vállalat vagy a részleg milyen közel van (vagy messze) az előre meghatározott cél vagy célcsoport eléréséhez. A KPI-k írása segíthet abban, hogy a menedzser és a munkavállalók megismerjék, mit kell tenni, és motiválják őket a célok elérésére. A KPI-k írásának folyamata önmagában nem nehéz. A hatékony KPI-k létrehozása azonban megfontolást igényel.
Írja be a KPI-ket tömör, egyedi dokumentumként. Minden KPI-nek meg kell felelnie egy bizonyos kategóriának, osztálynak vagy projektnek. Például egy KPI-t írhatunk meg az ügyfél elégedettségére, míg a másik az általános költségekre irányulhat.
Kezdje el a KPI dokumentumot egy olyan fejléccel, amely meghatározza a KPI célját. Tartsa a lehető legrövidebb, mégis specifikusabb. Egy vagy két mondat elegendő. Például az ügyfél-elégedettség KPI-jének a címe: "A kliens elégedettségének növelése".
Sorolja fel a KPI célját. Fontos, hogy mind a menedzsment, mind a személyzet tudja, miért kell törekednie egy konkrét cél elérésére, vagy miért kell ezt a teljesítményt mérni. Röviden magyarázd el, hogy a meghatározott cél elérése vagy a cselekvésre fordított idő elérése előnyös lesz.
Adja meg a KPI mérésének módját. Tartalmazza a mérések gyakoriságát, valamint azt, hogy mennyi ideig tart. Például, ha az ügyfél-elégedettségre vonatkozó KPI-t ír, a telefonhívást minden egyes hívás után elvégezheti, és egy 3 hónapos időszak alatt kerül sor.
Célcél beállítása. Határozzuk meg a számszerűsíthető és mérhető célt. Meg kell adnia a kívánt eredményt, például egy bizonyos százalékot egy adott időtartamon belül.
