Amikor egy üzletet futtat, vannak olyan idők, amikor nem kell mondania egy ügyfélnek, szállítónak vagy társultnak. Professzionális módon való munkavégzés segíthet fenntartani a jó kapcsolatot.
Szakmai levélbemutató
Írja meg levelét vállalati levélpapírra vagy helyhez kötötten, és küldje el a levelet a szervezet legmegfelelőbb személyétől. Ha van egy ügyfél-panasz száma, a vásárlási megrendelés száma vagy a számla, amelyre hivatkozni kell, akkor azt a levelezésben is szerepeltesse.
Adja meg az ügyet
Vezessen egy pozitív megjegyzéssel, például megköszönte az ügyfelet a kéréséért, majd kapjon helyes pontot. Például: „Köszönöm a szabadalmaztatását és a közelmúltbeli levelét az XYZ modell videokamerájára vonatkozó jótállás állapotáról. A kiterjedt kutatás után azt találjuk, hogy nem tudjuk teljesíteni a videokamera által kért garanciát.
Az indoklásának biztonsági mentése
Adjon meg egy konkrét oka annak, hogy miért utasítja el az ügyfél kérését. Például a vállalati irányelvek idézése, az ügy kiemelkedéseinek áttekintése, vagy egyéb módon összefoglalja, hogy mi a döntésed mögött. Ha szükséges, csatolja a mellékleteket, például a szerződések, garanciák vagy más, az Ön álláspontját támogató papírmunka másolatát. Például: „Ahogy a mellékelt jótállási megállapodásban látni fogja, ez a teljes szolgáltatási politika a tulajdonlás első 12 hónapjában érvényes. Adataink szerint három évvel ezelőtt megvásárolta a fényképezőgépet, így a mai követelés indokolatlan.
Kompromisszumot kínál
Bizonyos esetekben nincs lehetőség kompromisszumra vagy olívaágazat meghosszabbítására, de ha meg akarja tartani az ügyfél üzletét az út mentén, ajánljon valamilyen koncessziót, hogy segítse a lökést. Például: „25 százalékos kedvezménnyel szeretnénk felajánlani egy új videokamera megvásárlását”, vagy „Csatolt, kérjük, keressen egy 50 dolláros ajándék kártyát, amely az üzletünkben vásárolt elektronika megvásárolható.”
Egyéb megtagadási típusok
Vállalkozásának futtatása során esetleg le kell zárnia a szerződések feltételeit a kereskedőkkel, el kell utasítania a munkavállalói kérelmeket a nyaralás idejére, vagy más módon írnia szakmai levelezést más üzleti partnerekkel. Kövesse a fent leírt általános iránymutatásokat, és a betűt a konkrét helyzethez igazítsa.
tippek
-
Szerződés megtagadása: „Köszönjük a lehetőséget, hogy megújítottuk az ABC Refuse Removal-val kötött szerződést. A közelmúltban megnövekedett díjak miatt úgy döntöttünk, hogy egy másik szolgáltató szolgáltatásait alkalmazzuk. ”
Munkavállalói kérések: „A decemberi utolsó héten fizetett szabadidő iránti kérelmet megtagadják, mivel ez a hét minden munkavállaló számára ki van zárva az év végi leltár miatt.
Kolléga meghívók: - Köszönöm, hogy meghívást kapott az igazgatótanácsának szolgálatára. Sajnos számos korábbi szakmai kötelezettségvállalásom megakadályozza, hogy ebben az időben új szerepeket vállaljak.
Tekerje fel
Végezzétek el a hálát a meglévő kapcsolatért való hálával, melyet egy meghívás követ, hogy szükség esetén tovább tárgyalja az ügyet. Például: „Köszönöm a vállalkozását.Ha kérdése van, vagy tovább szeretné megvitatni ezt az ügyet, kérjük, lépjen kapcsolatba velem közvetlenül.
