Néha az ügyfélkapcsolat csak nem működik. Lehet, hogy az ügyfél túlságosan igényes, irreális elvárásokkal rendelkezik, későn fizet, vagy egyszerűen nem illik a cégéhez. Amikor egyértelmű, hogy a munkakapcsolat már nem fenntartható, ideje, hogy a kapcsolatokat szakmailag és egyszerű módon vágja le.
Be Professional
Az Ön levelét a cég levélpapírján kell jönnie. Ilyenkor adja meg a levél kézbesítését, hogy elegendő időt adjon a címzettnek, hogy megtalálja a szolgáltatásait. Címezze meg azt a személyt, akivel dolgozol, vezessen a kapcsolat elismerésével, majd kapjon jogot a ponthoz. „Míg örömömre szolgál, hogy az elmúlt öt évben, a 2015. május 1-jén hatályba lépő közönség képviselője vagyok, már nem tudok szolgálni ebben a minőségben.”
Mutass be egy magyarázatot
Elmagyarázni, hogy miért tüzelsz egy ügyfelet, bonyolult lehet, különösen, ha a kapcsolat félelmetes volt, vagy ha aggódik, az ügyfél rosszul beszélhet rólad másokkal. Az egyik lehetőség nyílt őszinteség és a konkrét oka. „Sajnos attól tartok, hogy nagyon eltérő filozófiáink vannak a határidők betartására és a közzététel ütemezésére, és már nem érzem, hogy hatékonyan támogatni tudom Önöket ebben a helyzetben.”
Ha inkább kevésbé konfrontatív, akkor egy általánosabb kifogás elkerülheti a kemény érzéseket. Például: „Attól tartok, hogy túlterheltem magam, és arra kényszerülem, hogy csökkentsem az általam képviselt ügyfelek számát.”
Végrehajtási ütemterv biztosítása
Hacsak az ügyfél nem szörnyen profi módon viselkedett, ami a kapcsolatok azonnali szétválasztását igényli, készítsen menetrendet a kiemelkedő projektek befejezéséhez. „A tervek szerint a hónap végéig szállítom a kitöltött sajtócsomagokat. Frissítem a sajtóarchívumokat is az Ön webhelyén, és mind a digitális, mind a kemény példányokat a különböző beszédekről és előadásokról, amelyeket az elmúlt években írtam neked. A végleges számlát a kényelem érdekében csatolták."
Tegyen egy ajánlást
Ha az ügyfeled csak nem volt megfelelő az Ön számára, de értékelhető eszköz lehet egy kollégának, ajánlja, hogy utaljon. „Szeretnék utalni egy kollégámra, Jane Smith az ABC Public Relations-re. Sok tapasztalattal rendelkezik az iparág ügyfeleinek kezelésében, és úgy gondolom, hogy az Ön személyiségei és üzleti filozófiái jó egyezés lenne. Ha szeretném, ha egy találkozót rendeznék, örömmel állítanám fel.
Írjon Cordial Close-t
Szívesen és professzionálisan hozza le a levelét. Ajánlat, hogy az ügyfelet jobban megvitassák telefonon. „Még egyszer köszönöm a lehetőséget, hogy képviselje cégét. Ha bármilyen kérdése van, vagy bármit is szeretne megvitatni, kérjük, lépjen kapcsolatba velem közvetlenül. Sikeres sikert kívánok minden szakmai törekvésében. ”
Védd magad
Ha jogi szempontból bármilyen gyanúja merül fel az ügyfelek lövéséről, kérje meg az ügyvédet, hogy a levél írása előtt vizsgálja felül a szerződés feltételeit. Nem akarsz egy írásos megállapodást megsérteni, nem teljesítesz feladatokat, amiket beleegyezett, vagy nem adod meg a megfelelő értesítést.
