Ma sok vállalkozás és állami ügynökség váltotta fel a költségszámlát a visszatérítési tervekkel. Ez a visszatérítési terv megakadályozza, hogy a munkavállalók vállalati vagy állami kiadási számlákat használjanak más okokból, mint a jóváhagyott kiadások. Ugyanakkor nehezen lehet nyomon követni a bevételeken lévő tételeket; időnként a személyes kiadások összekeverednek az üzleti kiadásokkal, és felelősek a probléma bejelentéséért, és csak abban az esetben fogadják el a visszatérítést, amelyet a hivatalos tevékenységért fizetnek. Amikor ez megtörténik, felkérik, hogy írjon egy levelet a bevételek magyarázatára és annak tisztázására, hogy mely költségeket kell megtéríteni.
Kezdje a levelet a dátum beírásával. Ugrás egy sort, és írja be a kapcsolattartó nevét és címét, a cég nevét és a cég címét külön sorokban. Ugrás egy másik sorterületet, és írja be a "Kedves Ms./Mr. (Last name)" szót, majd egy kettőspontot.
Határozza meg magát, és haladéktalanul magyarázza el a levél célját. Például: "A nevem Jill Harrison a számviteli osztálytól, és azt írom, hogy elmagyarázom a bevételemet az Akronban tett közelmúltbeli üzleti utazásomból, hogy tisztázzam, hogy mely tételeket szeretnék megtéríteni és milyen személyes költségeim nem igényelnek visszafizetés."
Részletesen ismertesse a számozott listában visszatérítendő költségeket, és a visszatérítés feldolgozójának segítése érdekében tekintse meg a megfelelő átvételi elismervényt és az átvételi dátumot. Ha a szervezet naponta dolgozik, amely naponta csak egy bizonyos dollár összeget kap az élelmiszer, szállás vagy egyéb tételek esetében, akkor a napi költségeket bontja le, így a feldolgozó láthatja, hogy a napi összeget megtartotta-e.
Sorolja fel azokat a költségeket, amelyek az Ön személyes költségeihez tartozó bevételeken szerepelnek. Nem kell megmagyarázni, hogy mi ezek, csak mondd meg, hogy ez az Ön személyes díja. Adja meg ezeket a költségeket is. Az Ön vállalkozása vagy szervezete felkérheti Önt arra is, hogy távolítsa el az ilyen személyes tételekhez kapcsolódó releváns adóköltségeket a visszatérítési összegből.
Adja meg az összegeket a visszatérítés végére, valamint a visszafizetés megtagadásának teljes összegét. Ezeket a számokat hozzá kell adni a bevételek teljes dollárösszegéhez. Adja meg azt a dollárösszeget, amelyre visszatérítést kér, és a dollár összegét, amelyet visszautasít; gyakran a szervezetek megkövetelik, hogy jogi okokból ezeket a kijelentéseket világos nyelven tegye.
Köszönjük a feldolgozónak az idejét, és bocsánatot kérek a kellemetlenségért, amiért a rendezvényeken kellett rendezni. Adja meg a munkahelyi telefonszámát és e-mail címét abban az esetben, ha bármilyen kérdése van a bevételekre vonatkozó díjakkal kapcsolatban.
Zárja be a levelet a "Tisztelettel" beírással, és hagyja ki a három sort. Írja be a teljes nevét és címét. Nyomtassa ki a levelet a levélpapírra, és írja be a nevét a gépelt név fölé. Készítsen másolatot mind a levélről, mind a bevételekről, és tárolja azokat a feljegyzésekhez. Küldje el a levelet a kapcsolattartónak, aki feldolgozza a visszatérítést.
