A szakpolitikai és eljárási kézikönyv egy írásos dokumentum, amely részletezi a szervezet szabályait és a konkrét módszereket. Ez magában foglalja a szervezet általános kilátásaitól a beérkező levelek feldolgozásának részleteit. Néhány alapvető elképzelés egy szakpolitikai és eljárási kézikönyv számára a kézikönyv hasznosabbá teszi a munkavállalókat.
Gyűjtsön össze visszajelzéseket a részlegektől
Mielőtt egy szervezethez hivatalos kézikönyvet írna, visszajelzést kell kapnia a különböző osztályoktól a szakpolitikájukról és az eljárásukról. Még ha nincs formális szakpolitikai és eljárási kézikönyv, a szervezeti egységek valószínűleg saját informális politikájával, emlékeztetőivel és szétszórt útikönyvekkel rendelkeznek. A szakpolitikák és eljárások kézikönyvében, hacsak nem egy új vállalkozás vagy szervezet számára írták, figyelembe kell vennie, hogy az osztály már fut. A teljesen új politika és eljárások bevezetése a tanulási görbe miatt potenciálisan lelassíthatja a produkciókat. Ehelyett gondoljunk arra, hogy a szakpolitikai és eljárási kézikönyv olyan hely, ahol az összes informális politikát és eljárást egyetlen helyszínre konszolidálhatja a zavar elkerülése érdekében.
Ez azonban nem abszolút szabály. A szakpolitikai és eljárási kézikönyv írásának egyik előnye, hogy lehetőséget ad arra, hogy felülvizsgálja a szervezet munkájának hatékonyságát. A kézikönyv írásakor beszéljenek a különböző osztályok vezetőivel és alkalmazottjaival, hogy meggyőződjenek arról, hogy az általuk jelenleg működtetett irányelvek és eljárások valamelyike nehézkes, nehéz vagy következetlen. Ha igen, érdemes lehet találkozókat tartani, hogy megvitassák a hatékonyabb munkamódszereket a kézikönyv kitöltése előtt.
Különbséget kell tenni a politika és az eljárás között
A politikák olyan általános szabályokat tartalmaznak, amelyek leírják, hogy mit lehet vagy nem lehet végrehajtani, és ez a filozófiai és a konkrét között mozog. Például, a politika lehet „környezetbarát”, vagy „minden felvételi kérelem benyújtása a felvételi osztálynak”. Az eljárások leírják a lépés végrehajtásának folyamatát a politika végrehajtásához. A szakpolitikai és eljárási kézikönyv létrehozásakor különbséget kell tenni a kettő között úgy, hogy az egyes szakpolitikai alfejezetek vagy listák szakpolitikáinak fejezeteit és eljárásait hozzák létre. Ez lehetővé teszi a kézikönyv gyors navigálását azon alkalmazottak számára, akik konkrét információkat szeretnének találni arról, hogyan kell végrehajtani a politikát.
Legyen világos és konkrét
A szakpolitikák és eljárások kézikönyvének írása során előfordulhat, hogy gyakran meg kell vizsgálnia a munkáját, hogy kivágja a zsargonokat, összetett mondatokat és homályos utasításokat. Próbáljon 15 mondatot vagy kevesebbet mondani. Kerülje el a futást vagy mondatokat, amelyek több módon értelmezhetők. Ahelyett, hogy olyan utasításokat adna, mint a „számlák feldolgozása és az űrlap elküldése a menedzsernek”, írja le a számlák feldolgozásának eljárásait, és adja meg a vezetőnek küldendő konkrét űrlap nevét.
Előfordulhat, hogy egy vagy több alkalmazottnak felül kell vizsgálnia a házirendet és az eljárási kézikönyvet, hogy ellenőrizhesse azokat a részeket, amelyekkel nehezen érthető.
Ellenőrizze és frissítse rendszeresen
A szakpolitikai és eljárási kézikönyv egy élő dokumentum. Annak érdekében, hogy hasznos legyen, szükség esetén rendszeresen ellenőrizze és frissítse. Évente tartsa meg a találkozót, hogy megtudja, hogy szükséges-e változtatni a szakpolitikai és eljárási kézikönyvben. Ez magában foglalja a munka új módjait, a nehéz vagy zavaros bekezdések újraszövegezését és az ötletgyűjtés módjait, hogy a kézikönyvet hasznosabbá tegyék, például további információk vagy színes kódok hozzáadásával.
Ne helyezze az irányelvbe az időérzékeny információkat, például a névjegyeket, az egyének telefonszámát és a webhely URL-címét. Ahelyett, hogy a kézikönyvben bizonyos személyekre vagy címekre hivatkozna, olvassa el az osztályneveket. Ez segít biztosítani, hogy a szakpolitikai és eljárási kézikönyv hosszabb ideig maradjon releváns.
