A pályázati levél írása egy rövid szöveges formátumú javaslat elkészítésének módja. A szolgáltatásokról szóló javaslat a potenciális ügyfelek meggyőző ösztönzése. Jelentős kutatást kell végezni, mielőtt bármilyen potenciális ügyfélnek nyújtanák be a szolgáltatásokat. Ha a levél túl általános, vagy ha a levél nem foglalkozik a megrendelő nem kielégített igényeivel, akkor a levél gyorsan felbontható a Lomtárban. A sikeres pályázati levél kulcsai tartalmazzák a világos tömör írást és a kifejezések, az előnyök és a költségvetés tömör magyarázatát.
Határozza meg a célpiacot, és végezzen kiterjedt kutatást. Vizsgálja meg a múltbeli szolgáltatási költségeket, beleértve a jelenleg használt szolgáltatásokat, az évente fizetett árakat és a jelenlegi szolgáltatásokkal való elégedettséget. Az ilyen vizsgálat elvégezhető egy független felmérő cég felvételével, hogy hasonló kérdéseket tegyen fel egy rövid hívás során. Vizsgálja meg, hogy a vállalkozás hogyan tudja kielégíteni ezt a szolgáltatási igényt. Ellenőrizze, hogy milyen előnyökkel jár a vállalat szolgáltatásai egy másik vagy általában.
A javaslat terjedelmét egy-két mondattal egészítse ki. Az összefoglalónak tartalmaznia kell a szervezet nevét, mit csinálsz, hogyan vagy egyedülálló, az elvárások az ügyfelek a szolgáltatásainkkal kapcsolatban, a várható ár és az eredmények.
Magyarázza el, miért közeledik az ügyfélhez. Határozzuk meg, mit tudsz az ügyfélről, mint például: "Megértjük, hogy tavaly 9 000 dollárt töltött a dokumentumkezelési szolgáltatásokra. Ezt az információt egy nemrégiben végzett felmérésből gyűjtöttük össze, amelyet az Independent Survey Company segítségével végeztünk."
Ismertesse az ügyfél problémáját. Ha túl sokat fizet, magyarázza el, hogyan és miért. Ha nem használja a szolgáltatásokat, magyarázza el, miért van szüksége rá. Adja meg statisztikáit vagy tanulmányi eredményeit a követelésének alátámasztására. Határozza meg, hogy az ügyfél milyen előnyökkel jár a szolgáltatások igénybevételével.
Adja meg vállalkozásának képességeit a javasolt szolgáltatások teljesítéséhez. Magyarázza el az alkalmazott módszereket, a technikákat, a termékeket, az alkalmazottak képzettségi szintjét és a szolgáltatás nyújtásának fő célját. Nyilvánvalóan határozza meg, hogy Ön mennyire különbözik a versenytársaktól anélkül, hogy azt mondaná: "jobbak vagyunk a versenytársainknál."
Beszélje meg az árképzést azáltal, hogy megadja az ügyfélnek várható költségeket. Adjon át további szolgáltatásokat, amelyeket az ügyfél hozzáadhat, és a további szolgáltatások költségét.
Zárja be a levelet az ügyfél megköszönésével. Sorolja fel az ügyfél nevét és számát, hogy válaszoljon a levelére, vagy érdeklődjön tovább. Aláírja a levelet a cég legmagasabb rangú hatóságának nevével és aláírásával.
