Az új vállalkozások tulajdonosai számára a számítógépes fájlkezelés olyan feladat, amelyet gyakran elhalasztanak vagy figyelmen kívül hagynak. A legtöbb vállalkozás azonban számítógépes fájlok formájában sok adatot tárol, tárol, letölt és tárol. Ha ez a helyzet az Ön vállalkozására, akkor egy működőképes fájlstruktúrára lesz szüksége, amely a könnyen megérthető és több fájlnevek elnevezésű megközelítés. Az erőteljes létrehozás, tárolás, szervezés és biztonsági mentési folyamat segít az üzleti növekedésében.
tippek
-
A számítógépes fájlkezelés az üzleti információk erős létrehozása, tárolása, szervezése és biztonsági mentése, amely segít a vállalat méretének növelésében.
Miért fontos a Fájlkezelés az Ön vállalkozásának
Ha új vállalkozást indít, csábító a fájlkezelés figyelmen kívül hagyása. Valószínűleg nem lesz ilyen sok számítógépes fájlja, és kétségtelenül sok más sürgető kérdés is igényli a figyelmét.
Azonban az intelligens fájlkezelő rendszer létrehozásának idejétől kezdve az elkövetkező években osztalékot fizet. Egy méretezhető, szervezett fájlrendszer nőni fog a cégeddel, és a fájlokat biztonságosan és rendezetten fogja tartani, még akkor is, ha a fájlok száma exponenciálisan növekszik.
Alternatív megoldásként a fájlkezelés elhalasztása rendetlen, megvalósíthatatlan rendszert hoz létre, amely időt és hatékonyságot eredményez. A megfelelő rendszer elfogadása ezen a ponton rendkívül költséges lesz, és általában magas költségű tanácsadókat és kiegészítő berendezéseket tartalmaz.
A könnyen érthető, könnyen kezelhető és egyszerűen bővíthető fájlkezelő rendszer értékes üzleti eszköz.
Fájlszerkezet létrehozása
Az, hogy a vállalkozás hogyan kíván számítógépes fájlokat szervezni, az elkövetkező évekre hatással lesz a napi funkciókra, a projektmenedzsmentre és az ügyfélkapcsolatokra. Ha nem találja meg és nem tudja gyorsan megkeresni a megfelelő dokumentumot, a vállalkozás végül elveszítheti ügyfeleit vagy hírnevét.
A fájlok szervezésének legjobb módja az üzleti és üzleti viszonyok között változhat. Gondolkozz először arról, hogy a vállalkozás hogyan fogja létrehozni és dolgozni a dokumentumokkal, mielőtt kiválasztaná a szervezeti vagy hierarchikus megközelítést.
A belső fájlstruktúra lehet széles és sekély vagy keskeny és mély. Az első megközelítés számos felső szintű mappát és kevesebb almappát hoz létre. Ez számos dokumentum tárolásához vezethet több mappában. A második megközelítés több mappát fészkel a szülő mappákba. Hibrid struktúrák is létrehozhatók, hogy egyensúlyt teremtsenek e két hierarchiatípus között. A személyes preferenciáknak és az üzleti szükségleteknek meg kell határozniuk a konkrét megközelítést.
A fájlok könnyebben kereshető fájlkezelő szolgáltatásainak növekedésével, néhány ember és vállalkozás elhagyta a fájlmappákat, és az összes dokumentumot egy főkönyvtárba helyezi. Ez nem kívánatos. Bármely vállalkozás évente több dokumentumot hoz létre, mint amilyet egy ilyen lapos szerkezet könnyen kezelhet. Fontos, hogy valamilyen fájlszervezési struktúrát hozzunk létre, amely segít a kategóriák kategorizálásában, ami megkönnyíti azok megkeresését.
Bármelyik rendszernek, amelyet végrehajtani szeretne, könnyen kezelhetőnek, biztonságosnak és megbízhatónak kell lennie. Gondoljunk arra, hogy ki fogja létrehozni és dolgozni ezeket a fájlokat, majd mérlegelje, hogyan lehet jobban kielégíteni a munkájuk szükségleteit fájlrendszerrel.
A könnyebb használat másik fontos szempontja a hozzáférhetőség. Ha az elsődleges dokumentum-dolgozóknak hozzáférniük kell a mobileszközökhöz tartozó dokumentumokhoz, fontos, hogy gondolkodjunk arról, hogy ezek a dokumentumok hogyan fognak listázni, hozzáférni és dolgozni ezeken az eszközökön, amikor létrehoz egy fájlkezelési politikát. Továbbá olyan fájlkezelő megközelítést szeretne elfogadni, amely a fájlokat szinkronizálja az összes eszközön.
Végül, a fájlkezelő rendszerbe foglalja bele a fájlmentési terveket. Ideális esetben több biztonsági másolatot kell készítenie a fájljairól. Ezeket a biztonsági mentéseket különböző számítógépeken kell tárolni, amelyek közül legalább az egyik nem a munkahelyen található. Győződjön meg róla, hogy megadja, ki készít biztonsági másolatokat, milyen gyakran és milyen technológiával a számítógépes fájlkezelő rendszerben.
A szükséges számítógépes fájlok keresése
Az elnevezési egyezmények és a fájlszerkezetnek segítséget kell nyújtania a megfelelő dokumentum gyors megtalálásában és letöltésében, amikor szükséges. A véletlen sorszámú alfanumerikus sorozatokat tartalmazó fájlnevek, vagy akár a „DATE + CLIENT NAME” is olyan zavaróak lehetnek, és akadályozzák a visszakeresést.
A fájlneveknek minden felhasználónak ésszerűnek kell lenniük, és könnyen azonosítaniuk kell az egyes fájlok típusát, célját és alapvető tartalmát.
A következetes fájlnevezési egyezményen kívül fontolja meg egy fájlkezelő rendszer hozzáadását. Ez egy olyan számítógépes alkalmazás, amely segít a fájlok tárolásában és rendezésében. Olyan funkciókat kínálhat, amelyek lehetővé teszik a tulajdonos és a későbbi felhasználók nyomon követését, a létrehozás dátumát és az utolsó módosításokat és egyéb adatokat, amelyek segíthetnek a fájlok kezelésében és karbantartásában.
A fájlkezelő szolgáltatások, mint például a Dropbox és a Google Drive, segíthetnek a keresőbarátabb elrendezés és a felület használatával. Ahelyett, hogy bonyolult fájlstruktúrákat vagy elnevezési konvenciókat emlékezne meg, egyszerűen csak keresse meg, amire szüksége van.
A vállalat irányelveinek írása
Miután a struktúra és elnevezési egyezmények döntenek, hozzon létre egy üzleti tervezetet az Ön által kiválasztott számítógépes fájlokkal való munkavégzéshez szükséges összes specifikációról. Még ha Ön is az egyetlen alkalmazottja, ez nem mindig áll fenn. A számítógépes fájlkezelési irányelveket felvázoló hivatalos dokumentum segít abban, hogy a jövőben bővítse és felvegye az alkalmazottakat. Segít a vállalat számára is, hogy egységes fájlkezelő megközelítést alkalmazzon, és biztosítsa az értékes fájlok biztonságát.
