A manuális és a számítógépes számvitel közötti váltás lépésről-lépésre folyamat, amely könnyen és hatékonyan megvalósítható. Ha ez a pénzügyi év vége, akkor az új pénzügyi év kezdetével kezdhetjük. Az év végi pénzügyi kimutatások kivételével nincs szükség a korábbi időszakok adatainak bevitelére. Ha ez nem az év vége, el kell döntenie, hogy az év végéig várakozhat-e az év végéig, vagy az adott pontig az összes részletes adatot beírná a rendszerbe.
Kutatás és döntés a számítógépes számviteli rendszerhez szükséges számítógépes berendezésekről. A legtöbb PC-n ma már képes a kisvállalkozások számára egy eladási számviteli csomagra. Győződjön meg arról, hogy a számítógépen több gigabájt tárhely található. Ahogy az idő megy, a számítógépes rekordok növekedni fognak, és azt szeretné, hogy a számítógép néhány évig tartson. Szintén szeretné szövegszerkesztő és táblázatkezelő programokat, valamint internetes és e-mail funkciókat használni.
Állítsa be a számítógépes berendezést és hozza létre az internetkapcsolatot. Ez a lépés azért fontos, mert minden számviteli szoftvercsomag online segítséget fog kapni, ha probléma merül fel. A számítógép beállításainak részeként létrehozza a fájlok biztonsági mentését. Minden nap vagy még gyakrabban kell biztonsági mentést készítenie az adatokról, amikor valami kritikusan dolgozik. A fájlok könnyen hordozható meghajtókon menthetők. Fontos felismerni, hogy egy számviteli rendszer olyan adatbázis, amelyből szükség esetén az információ lekérhető.
Kutatás és döntés, hogy mely számviteli szoftvercsomag a legjobb az Ön számára. A legtöbb kisvállalkozás jól működik egy dobozon kívüli szoftvercsomaggal, mint például a QuickBooks vagy a Peachtree.
Állítsa be a szoftvercsomagot a beépített menük követésével. Létrehoz egy számlát a főkönyve számára. Állítsa be bankszámláit, és adjon hozzá minden szükséges információt a szállítóiról és az ügyfeleiről.
Adja meg a számítógépes könyvek frissítéséhez szükséges részletes tranzakciós adatokat. Az év végi pénzügyi kimutatásokat a folyó év kezdeti egyenlegeként kell megadnia. Ezután írja be az aktuális év minden hónapjának részletes tranzakciós adatait, amíg naprakész. Ha ez az év vége, egyszerűen állítsa be az új év kezdeti egyenlegeit, és dolgozzon tovább, számviteli adatokat adjon meg tranzakciókként és eseményekként. Most számítógépes számviteli rendszeren dolgozik.
Döntse el, hogy az előző év pénzügyi kimutatásait be kívánja-e venni a rendszerbe. Annak érdekében, hogy a számítógépes nyilvántartásokban történelem történjen, hozzáadhatja a korábbi évek pénzügyi kimutatásait. Ezt havonta, negyedévente vagy évente több évre visszamehetjük. Nincs szükség arra, hogy a részletes tranzakciós adatokat hozzáadjuk a történelemhez, de kell lennie egy nyomvonalnak, amely visszatér a kézi rekordokhoz.
