A fizetendő számlák kötegelése a számlák csoportokba vagy kötegekbe történő összevonásának folyamata, és a számlák teljes tételének egy könyvelési nyilvántartásba való felvétele, szemben az egyes kedvezményezettek egyedi naplóbejegyzéseivel. A kötegelés a naplóbejegyzések csökkentésére használt általános technika, és segít abban, hogy a számviteli információs rendszer hatékonyabban működjön. A kötegelési eljárásoknak azonban vannak hátrányai is.
A tranzakciók csökkentése
A kötvényköteles tranzakciók elsődleges előnye a könyvelési rendszer bejegyzésének csökkentése. Az alacsony dollárértékű tranzakciók nagy számával rendelkező cégek gyorsan láthatják a számlák több ezer betétét és számláját. Ez a fizetési kötelezettségek főkönyvi részletessége nem szükséges, és feldolgozási terhet ró a számítógépes számviteli rendszerre. A napi vagy heti tranzakciók tételével ez a teher enyhül.
Ellenőrző nyomvonal létrehozása
Ha a tranzakciókat naponta osztják fel, és a fizetések vezetékesek, a számviteli felügyelők egyszerűsítik a napi készpénz-kiegyenlítést a bankszámlakivonat készpénz-kiáramlásaival, mivel a bankszámlakivonatok gyakran a napi tranzakciós összegeket listázzák. Továbbá, a fizetett számlák véletlenszerű kiválasztása tételenként és a bankszámlakivonaton is elvégezhető, hogy a rögzített összegek pontosak legyenek.
Gyors elemzés
A tranzakciók napi és heti adagolása lehetővé teszi a könyvelők számára, hogy gyorsan elemezzék a fizetési összegek napi trendjét. Minden fizetési tétel azonos időegységet jelent; a kiugró értékeket könnyen észrevehetjük a napi kötegösszegek felsorolásával és a nagy vagy alacsony összegek vizsgálatával. A kötegelés azonban nehezebbé teszi az egyéni abnormális pénzáramlás észlelését. Ha a vállalat aggodalmát fejezi ki a nagy készpénzfizetések engedélyezése nélkül, a felügyelők politikákat hozhatnak létre, amelyek nagy összegű kettős aláírást tartalmaznak.
A megbékélés nehézsége
A számlázási követelések potenciális hátránya lehet a megbékélés nehézsége. Ha a vállalati könyvelők nem törődnek az egyes tételeket alkotó tranzakciók rögzítésével, a fizetési megbékélés nehéz lehet, ha nem lehetetlen. Ha ez a gyengeség fennáll, az alkalmazottak számára könnyen lehet, ha csalást vagy szállítókat vádolnak azzal, hogy vitassák meg, hogy fizetést kaptak.
