Az üzleti világ tele van hosszú, unalmas, szörnyű találkozókkal. Ha a találkozója összpontosít, és pontosan, mindenki, aki részt vesz, értékelni fogja. Akár egy heti munkatársak, akár egy iparági konferencia, a tervezés és előkészítés megkülönböztethet egy produktív munkamenetet vagy egy unalmas pár órát.
Van egy célod
A találkozó gyorsabban mozog és jobban összpontosít, ha van oka annak megtartására. Még ha ez is rendszeres heti találkozó, akkor produktívabb lesz, ha konkrét célja van. Készítsen napirendet, amely megérinti a fedezni kívánt témákat. Tartsd be a napirendet: Ha valaki hozzátartozik egy nem kapcsolódó témához, mondd el nekik, hogy beszéljenek veled az ülés után.
Meghívás szelektíven
Ne hívjon olyan embereket, akiknek nem kell ott lenniük. Ha mindenkinek szüksége van egy legfrissebb projekt frissítésére, akkor ezt egy e-mailben kaphatja meg. Az értekezlet ésszerű mérete megtartása rendezettebbé és koncentráltabbá teszi a dolgokat. Ezenkívül több embert szabadít fel a termelékeny munkához.
Készítse elő a résztvevőket
Küldje el napirendjét a találkozó előtt, így mindenki tudja, mit várjon. Ha felhívja az ülést, hogy foglalkozzon egy közelmúltbeli fejlődéssel - a törvényváltozással, a projekt késleltetésével -, a háttérinformációt a napirendre kell terjeszteni. Így mindenki felgyorsul, és több időt tölthet az ülésen a fejlesztés érdekében.
Keresse meg a helyes helyet
Keressen egy olyan szobát, amely elég nagy ahhoz, hogy mindenki, aki részt vesz, kényelmesen ülhet. Az emberek összenyomása vagy a székek vadászása zavaró, kényelmetlen, és felkészületlenül néz. Erősítse meg, hogy a helyiségben van-e olyan felszerelés, amire szüksége van, és hogy működik. Ez különösen akkor fontos, ha a találkozó tartalmaz egy diavetítés bemutatót, vagy ha valaki telefonon vagy videokonferencián fog részt venni.
Irányítsa a találkozót
A napirendek nem mágikusak. Sok értekezlet kezdődik egy céllal, majd a résztvevők elcsúsznak az érintőkre. Ha házigazdája van, rajtad múlik, hogy irányítsa a hajót a pályán. Ha a vendégek magukba foglalják az ügyfeleket vagy a felső vezetést, ezt kényes érintéssel kell megtenni, de ezt meg kell tennie. Végezze el az értekezletet az ütemezett időpontban.
Segíts az embereknek
Nem akarsz ilyen szoros megbeszélést futtatni, mindenki úgy érzi, mintha a tábori táborban lennének. Rendelkezzen snackek és alkoholmentes italok beszerzésével. Hagyj egy kis időt a kis beszélgetés elején, mivel az emberek természetesen élvezik egymást. Csak ne hagyd, hogy futjon arra a pontra, amely késlelteti az üzleti tevékenységet.
