A japánok üzleti találkozójának megtartása ugyanolyan, mint bármely más üzleti találkozó: utaljon a résztvevőkre az utolsó (családi) nevükkel (és ha japánul beszél, kövesse a családnevet a becsületes –san); előzetesen értesítse a résztvevőket a kiindulási időről; a kávé, a tea vagy a víz kiválasztása; induljon időben; ne szakítsa meg az embereket, amikor beszélnek; maradjon a témában; a humor használata; és készen áll a közvetlen, személyes kérdésekre.
Készítmény
A lehető leghamarabb értesítse az összes résztvevőt a kezdési időről, és győződjön meg róla, hogy mindenki - japán és nem japán - megérti, hogy az ülés most kezdődik. A japán kultúra nagy hangsúlyt fektet a mások figyelmére, és a pontosság a tisztelet jele.
Válasszon egy csendes helyet, ha lehetséges. Sok japán ember beszél angolul, vagy angolul tanult, de a háttérzajok megnehezíthetik a beszélgetések követését. A csendes helyen való találkozás biztosítja a kényelmes hallgatói környezetet.
Válasszon különböző italokat. A népszerű sztereotípiákkal ellentétben nem minden japán ember japán teát inni, különösen nem nem japánokkal folytatott üzleti találkozókon. A legjobb, ha lehetséges, hogy a résztvevőknek választaniuk kell a kávé, a tea, a japán tea és a víz választékát.
Győződjön meg róla, hogy elegendő hely van az emberek számára, hogy papírokat és, ha szükséges, elektronikus szótárat készítsenek. Ismét sok japán ember beszél angolul, de időnként érdemes ellenőrizni az ülésen használt homályos vagy ismeretlen szavak jelentését.
Hagyja, hogy az értekezlet elkezdése előtt az emberek névjegykártyákat cseréljenek, és informálisan bemutassák magukat egymásnak. A névjegykártyák cseréje a japán üzleti személyek számára jelentős és kötelező érvényű aktus.
A találkozó megkezdése
Jelezzük, hogy az ülés elkezdődik, lehetővé téve, hogy az emberek megszervezhessék és felkészülhessenek.
Ismertesse a résztvevőket. Ha japánul találkozik, használja a japán bevezetőstílust: először a szervezetet, a második nevet, majd a "-san" -t. utoljára. Választhat, hogy a résztvevők bemutatják magukat; ez teljesen elfogadható, és ha angolul, a japán személy élvezheti a kihívást, hogy az angol képességüket a csoport előtt mutassák be.
Állítsa vissza az ülés célját és céljait. Ezt előre kellett volna bejelenteni, de ez segít az embereknek, ha emlékeztetnek. A téma megtartása Japánban a figyelem jele.
A találkozó lebonyolítása
Ne szakítsa meg az embereket, amikor beszélnek. Hagyja, hogy a hangszórók időt szerezzenek. Japánban az emberek hajlamosak megmagyarázni a pontokat azáltal, hogy először adnak okot, majd a pontot, míg a nyugati kultúrában élő emberek először jelzik a pontot, majd indokolják. Ez a különböző kommunikációs stílus a nyugati emberek türelmetlenségének forrása lehet, és a legjobb, ha nem szakad meg.
Maradjon a témában. Tartsa a félreteszeket vagy anekdotákat a végén vagy az ülésen.
Kerülje a humor használatát. Annak ellenére, hogy a japán kultúra változik, és a humor meglehetősen gyakori Japánban, még mindig a legjobb, ha az üzleti találkozókon elkerüli a humort. A humor az amerikaiak barátságának jele lehet, de a japán üzletemberek számára az érettség jele lehet, és azzal a kockázattal is jár, hogy nem törik át a nyelvi vagy kulturális akadályt.
Légy felkészülve a közvetlen kérdésekre. A "Külföldi fordítások" weboldal figyelmezteti az olvasókat, hogy a japán emberek az emberek megismerése során hajlamosak közvetlen kérdésekre jutni (lásd az 1. hivatkozást). Olyan kérdések, mint a "Mennyi pénzt csinálsz?" "Egyedülálló vagy?" vagy "Hány éves vagy?" előfordulhat. Ha nem válaszol az ilyen kérdésekre, találjon udvarias módot a kérdés megváltoztatására, és ne mutasson bűncselekményt.
