A sikeres üzleti találkozó nemcsak az ülés tartalmát és tagjait foglalja magában, hanem a bútorok elrendezését is. Egy üzleti találkozó helyiségének hatékony megszervezéséhez meg szeretné fontolni a találkozó funkcióját, és hozza létre a megfelelő környezetet és munkaterületet a termelékenység érdekében. Ha a helyiség rendezett a találkozóra, a munkatársak megszakítások vagy zavarok nélkül dolgozhatnak és működhetnek, hogy teljes mértékben kihasználják a rendelkezésre álló ülésidőt.
A szükséges elemek
-
asztalok
-
székek
-
Bemutató kiegészítők
-
Zip kötések
-
Szövetbetétes ragasztószalag
-
lámpák
-
Oldalsó táblák, szükség szerint
-
Ételek és italok
Tekintsük a helyiség funkcióját és helyezzük el az asztalokat. A vita-stílusú találkozónak kerekasztal-stílust kell használnia a táblák körbe vagy félkörbe rendezésével, így minden résztvevő láthatja mindenkit. A prezentációk egy nagyméretű téglalapral kialakított tanácstalálkozót használhatnak, vagy kisebb táblákat helyezhetnek el sorokban, ahol minden résztvevő azonos irányba néz.
Az asztalok elrendezése az asztal elrendezése szerint, az ülés hosszának megfelelő, kényelmes székekkel. A kemény műanyag székek csak rövid (órás vagy rövidebb) ülésekre használhatók, hogy a munkavállalók koncentráltak és kényelmesek legyenek. Helyezzen két-három extra széket a szoba oldalára, ha több vendég van, mint a vártnál, vagy egy szék szünet.
Helyezzen el minden olyan kelléket, mint pl. A dobogók, a flip chartek, a projektor képernyők vagy a bemutató plakátok egy jól látható helyen a szoba elején, így minden résztvevő könnyen láthatja. Ha kiadványokat vagy mappákat használ, helyezze őket az asztal minden egyes székére, vagy állítsa le őket az oldalra, hogy később terjessze az értekezletet. Ne engedje, hogy ezek az elemek zavarják a munkaterületet, vagy ne mozdítsák meg a szobán belüli mozgást, például a padlóra rakását.
A zavarok elkerülése érdekében kapcsolja ki a csengőhangot a szobában lévő összes telefonon; azonban ne húzza ki a telefont úgy, hogy vészhelyzet esetén a kimenő hívásokat engedélyezze. Ha az ülésekhez számítógépeket használnak, csatolja össze a zip kötéssel ellátott kábeleket, hogy elkerülje a lábakkal való érintkezést, és ne vezessen szalagokat a padlóra, amely áthalad a járdákon.
Add hozzá a világításon túl a világítást, hogy lágyítsuk a légkört, és hogy a hosszabb értekezletek kevésbé vizuálisan feszüljenek. Állítsa be az oldalsó táblák lámpáit, ahol nem lesznek úton vagy blokkolják a nézeteket, de ne kerüljenek gyertyák, amelyek lágy fényt és illatot bocsáthatnak ki, de veszélyt jelenthetnek.
Állítson fel egy kis élelmiszer-szolgáltatási területet a szoba egyik sarkában, vagy az ajtó közelében lévő fal mentén, hogy palackozott vizet, szódát, kávét vagy snack-ételeket, például sütiket, süteményeket vagy gyümölcs- és hús tálcákat szállítson. Ha hosszabb találkozókat használ, akkor kerülje el a magas cukortartalmú ételeket, és győződjön meg róla, hogy a szervizterület közelében van egy szemetet, hogy az asztal tiszta és rendezett maradjon, amikor az étkezés befejeződött.
tippek
-
Ha lehetősége van a tárgyalóterem kiválasztására, próbáljon meg találni egy csendes szobát a túlzott zajtól és a zavaró helyektől, miközben a tárgyalótermet az épület azonos emeletén található fürdőszobák számára kényelmes helyen helyezi el.
Ha lehetséges, állítsa be a helyiségben lévő termosztátot kényelmes környezetbe, hogy a résztvevők ne legyenek túl melegek vagy hidegek, és kényelmetlenséget és figyelmetlenséget okozzanak, ahol nem tudnak a feladatra összpontosítani.
