Bármilyen üzleti tevékenységet folytat, az ügyfelei számlázási rendszere a profit egyik legfontosabb szempontja. A követelések beszedésére szolgáló hatékony rendszer nélkül nehéz lesz a kifizetés. Fizetés nélkül a vállalkozás nem futhat. Számos potenciális rendszer használható az ügyfelek számlázásához; az, amelyik az Ön számára megfelelő, nagyban függ attól, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat.
Előre fizetett számlázás
A szolgáltatás alapú üzletek, például a távközlési vállalatok vagy az internetszolgáltatók népszerű számlázási módja az előre fizetett számlázás. Ilyen típusú számlázás esetén az ügyfelek előre meghatározott összegű szolgáltatást fizetnek: egy meghatározott ideig vagy egységgel. A fizetés esedékessé válik, és meg kell érkeznie, mielőtt az ügyfelek hozzáférhetnek a megvásárolt szolgáltatáshoz. Ez egy hatékony számlázási rendszer annak biztosítására, hogy a követelései következetesen kifizetésre kerüljenek a szolgáltatások nyújtása előtt.
Kifizetett számlázás
A fizetés utáni számlázás olyan rendszer, amelyben az ügyfél vállalja, hogy egy későbbi időpontban megfizeti a kapott termékeket vagy szolgáltatásokat. Egy meghatározott számlázási időszak végén a számla, a szolgáltatás vagy a felhasznált termékek, valamint az esedékes összeg és a fizetési határidő megadásával számlát küld az ügyfeleinek. Számlázási és számviteli szoftver áll rendelkezésre az információk fenntartásához. Nehéz lehet az ilyen típusú számlákon összegyűjteni, ha rossz hitelekkel rendelkező ügyfelekkel vagy egyszerűen csak visszautasítja a fizetést. Ha ilyen számlázást folytat, fontolja meg kedvezményes ajánlatokat azonnali fizetésre, de készen kell állnia arra, hogy személyzetet rendeljen hozzá az ügyfelek közvetlen kapcsolatához a fennálló számlákért. Szélsőséges esetekben szükség lehet arra, hogy a számlát egy gyűjtőügynökséggé alakítsa.
Hitel- és betéti jegyzetek
A hitel- és betéti jegyzetek nem alkalmasak egyetlen számlázási rendszerként, de fontosak a fiók vagy fizetések, illetve a hibák esetleges megváltoztatása esetén. Hitelmemóriákat ad ki azoknak az ügyfeleknek, akik nem fizették meg azokat a szolgáltatásokat vagy termékeket, amelyeket nem használtak vagy nem kaptak, vagy ha a számlázás hibája miatt az ügyfél túlfizetett. A betéti jegyzetek ellenkező módon kerülnek felhasználásra; ha az ügyfél többet fizet, mint az előre fizetett juttatás, vagy ha egyébként alulfizetik a szolgáltatásait. A betéti jegyzetek lényegében több pénzt kérnek az ügyféltől, míg a hiteljegyzetek, illetve a hitelek visszafordulnak a pénzbe, vagy a szolgáltatási hitelek átkerülnek a következő számlázási ciklusra.
Rendelés alapú számlázás
A megrendelés alapú számlázás a termékek előre fizetett számlázásához hasonlítható. Ha cége beszállító vagy nagykereskedő, úgy dönthet úgy, hogy megrendelőit teljes egészében vagy részben fizeti meg, amikor megrendelését adja. Ez az előre fizetett számlázás korábbi előnyeit hordozza. Kizárólag részleges kifizetést is igényelhet előre és a teljes fizetést egy későbbi időpontban, mely időpontban el kell küldenie ügyfeleinek egy számlát, amely a fizetés fennmaradó részét kéri. A módszer használatához pontos nyilvántartást kell vezetnie arról, amit az ügyfelek már fizettek.
Szállítási alapú számlázás
Ebben a számlázási rendszerben számlát és vásárlási megrendelést küldhet az ügyfelek részére, a szállítmányozással együtt. Ön választhat, hogy teljes kézbesítést igényel a kézbesítéskor, vagy megadhatja a fizetési határidőt a számlán. A vásárlási megrendelés és a számla közötti esetleges eltérések esetén ügyeljen arra, hogy a megrendelői jegyzet elérhetőségét is feltüntesse.
