A projekt elkezdése egy átgondolatlan munkaterv nélkül olyan, mintha egy útutat indítana térkép nélkül. Lehet, hogy végül ott lesz, ahol megy, de valószínűleg inkább energiát és erőforrásokat költenek, mint a közvetlen vonalat a cél felé. Egy világos és részletes munkaterv nem oldja meg a projekt során felmerülő összes problémát, de lehetőséget ad a gondolatok megszervezésére, lehetőségeinek értékelésére és a lehetséges nehézségek megelőzésére.
Diagramozási irány
A munkaterv egy átfogó stratégiai terv gyakorlati, korlátozott idejű megnyilvánulása. A munkaterv hatálya korlátozottabb, mint a nagyképű stratégiai terv, amely meghatározza a szervezet általános célját és küldetését. A munkaterv azonban a mindennapi feladatok szemszögéből gondoskodik, és azokat a szervezet konkrét célkitűzéseivel összefüggésben helyezi el a terv konkrét időkeretén belül. Ez az egyértelműség átfogó értelemben adhat lehetőséget, ösztönözve az együttműködést a közös célok felé.
A benchmarkok kiküldése
Az Ön munkatervének hasznossága az egész időszak alatt folytatódik, mérföldköveket biztosítva az előrehaladás értékeléséhez. Egy hasznos munkaterv határoz meg rövid távú célokat, amelyek mérhető célokat biztosítanak a siker értékeléséhez. A mérhető célok között szerepelhet egy célzott számú új ügyfél, vagy a termékfejlesztés egyértelműen meghatározott szakaszai, amelyeket egy meghatározott időn belül be kell fejezni. Ezek a célok folyamatos visszajelzést nyújtanak: a sikeres projekt nagyrészt rövid távú célokat ér el, míg a sikertelen törekvés rövid.
Az akadályok azonosítása
A releváns és jól kutatott munkaterv fontos feladatot lát el a potenciális nehézségek kiemelésében és a proaktív megoldások felajánlásában. A munkaterv létrehozásának folyamata lehetőséget nyújt ezekre a nehéz kérdésekre, és a terv folyamatos utalása megtarthatja ezeket a kérdéseket az előtérben, és kényszerítheti a szervezetet, hogy foglalkozzon velük, nem pedig az önelégültségre. Például, ha az Ön szervezete elavult technológiát használ, a munkatervben prioritást adhat a rendszerek helyettesítése másokkal, amelyek hasznosabbak lesznek a jövőben.
Az elszámoltathatóság biztosítása
Egy hatékony munkaterv tisztázza az egyes csapattagok által elért konkrét feladatokat és eredményeket, az utat az elszámoltathatóság és a sikeres együttműködés érdekében. Az egyéni felelősség és a folyamatban lévő nagyobb projekthez való viszonyának egyértelmű meghatározásával egy munkaterv segíthet a személyes és a kollektív szerepek sikeres egyensúlyának kialakításában, a kommunikáció és a közös problémamegoldás elősegítésében. Ezzel ellentétben a munkatervben felvázolt feladatok segíthetik a szervezetet azon gyenge kapcsolatok azonosításában és kezelésében, különösen azokban az egyénekben, akik nem felelnek meg a munkaterv referenciaértékeinek.
