A dokumentumok archiválása olyan dokumentumok tárolása, amelyek már nem aktívak, de a szervezeteknek ezt a dokumentációt történelmi rekordként kell tartaniuk. Jellemzően a szervezetek és vállalkozások archiválják a dokumentumokat, de az egyének különböző okokból archiválhatják a dokumentációt. A dokumentumok archiválásához számos megfontolás és módszer kapcsolódik. Bizonyos esetekben a szervezetnek jól meghatározott szakpolitikákkal kell rendelkeznie a dokumentáció kezelésére, amelyen belül a szervezet archiválási eljárást vázol fel. A szervezetek különböző médiatípusokat, köztük elektronikus eszközöket is archiválhatnak, viszonylag könnyen.
Célja
A szervezetek különböző okokból archiválják a dokumentumokat, a legtöbb esetben a szervezet általános céljára vagy szerepére vonatkoznak. Gyakran a szervezetek archiválják a dokumentációt, mert kulturális vagy történelmi jelentőséggel bírnak. Alternatív megoldásként a vállalkozásnak jogi vagy pénzügyi oka lehet a korábbi dokumentumok megbízható nyilvántartásának megtartására, amelynek archiválása a leghatékonyabb kezelési módszer.
szempontok
Minden dokumentum archiválásra szoruló szervezetnek gondosan meg kell vizsgálnia az eljárásokat. Természetesen az elsődleges szempont az, hogy milyen dokumentumokat kell archiválni, mind a múltbeli, mind a folyamatban lévő műveletek tekintetében. A folyamatban lévő dokumentációhoz a szervezet termel, a szervezet valamilyen ütemtervet érhet el az archiváláshoz. Az archiválási módszerek is változóak, és a számítástechnikai technológia előrehaladása számos új eszközt vezetett be, számos esetben hatékony, költséghatékony megoldásokat kínálva.
Eszközök
2011-től megnövekedett a dokumentumok archiválására szolgáló szoftvereszközök, így a szervezeteknek több lehetőségük van alacsonyabb költséggel történő archiválásra. A szervezetek a szoftver archiválást eszközként használhatják, nem csak az elektronikus formában tárolt dokumentumokhoz, hanem a papír dokumentációhoz és más médiához is. A szervezetek a nem digitális elemeket elektronikus formában tárolhatják vagy konvertálhatják, ezzel csökkentve a hatékony nyilvántartáshoz szükséges fizikai teret.
kockázatok
A kockázatok bármilyen dokumentum archiválási rendszerben rejlenek, és a szervezeteknek ezeket figyelembe kell venniük, amikor szervezeti archiválási politikát hoznak létre. A dokumentáció elektronikus formában történő tárolásának előnye csak akkor érvényes, ha az archívum biztonságos. A szervezeteknek ezért megfelelő biztosítékokat kell alkalmazniuk egy archívum stabilitásának és biztonságának megóvására, amelyek az eszközöket és szolgáltatásokat különböző módon archiválják.
Előnyök
A hatékony technikai archiválási rendszer előnyei a technológiai megoldások megjelenésével nőttek. Az elektronikus nyilvántartások kevésbé fizikai helyet foglalnak el, és egyes esetekben nem is tartózkodhatnak egy vállalkozás vagy szervezet fő helyiségeiben. Egyes szervezetek például külső dokumentumkezelő szolgáltatást használhatnak. Az elektronikus nyilvántartások használatának másik előnye, hogy a szervezetek könnyen és gyorsan elérhetővé tehetik az archivált tartalmat, szükség esetén gyakran kereshető elektronikus formában.
