Az információs térképezés világos és hatékony dokumentációs módszer azoknak a vállalatoknak, amelyek már kifejlesztették eljárásaikat, politikáikat és igazoló dokumentumaikat. Azok a vállalkozások, akik most kezdik formalizálni eljárásaikat, szintén hasznosak lehetnek az információs térképezési dokumentációs módszerrel. Az információs térképezés egyszerűsíti a dokumentációt azáltal, hogy megakadályozza az utasítások vagy információk párhuzamos kezelését. A dokumentum egy olyan formátumot is biztosít, amely lehetővé teszi a dokumentumokon belüli információk szervezését, hogy könnyebben érthető legyen. A cég dokumentációjának információs térképformátumra történő átalakítása néhány egyszerű, bár időigényes lépésben történhet.
Tekintse át az összes vállalati dokumentációt, és rendszeresen szervezze meg a tartalmat hasonló utasításokat tartalmazó kategóriákba. A kategória tartalmának pontosítása a konfliktusok és másolatok eltávolításával.
Például sok eljárásnak van egy része a felelősségekről. Az ilyen típusú tartalomhoz az összes "felelősség" típusú információt összegyűjti az összes dokumentációban. Ennek során láthatunk konfliktusokat a felelősségi körökben vagy olyan területeken, ahol az egyik felelősség átfed egy másikat. Innen egyszerűsítse a tartalmat a duplikációk vagy konfliktusok eltávolítása érdekében. Egyéb olyan tartalom, amely figyelembe veszi a meghatározásokat és a biztonsági óvintézkedéseket.
Készítsen központi dokumentumokat vagy más, revízió által vezérelt információs tárolókat minden egyes típusú tartalomhoz.
Visszatérve a felelősségi példánkhoz, hozzon létre egy dokumentumot, amely felsorolja az utolsó lépésben finomított feladatok tartalmát. Győződjön meg róla, hogy a felelősségi köröket a referencia-eljárások végzik. Ez biztosítja, hogy a dokumentáció megfelelően hivatkozzon.
Most, hogy a hasonló tartalmat egy központi dokumentumba helyezik át, a régi tartalom eltávolítható az eredeti eljárásokból. Távolítsa el a régi tartalmat az eredeti eljárásokról, hivatkozva az új központi referenciadokumentumra.
Frissítse a fennmaradó dokumentációs tartalmat a felülvizsgálati folyamat során egy információs térképre. Szervezze a dokumentum tartalmát a vonatkozó információk csoportosításával. Tartalmazza az alfejezeteket. Ha lehetséges, használja a táblákat, így a tartalom jobban láthatóvá válik. A legjobb gyakorlatok megteremtése a törzsi ismeretek vagy lépések bevonásával, amelyeket az alkalmazottak általában végeznek, de nem dokumentáltak az eljárásban.
tippek
-
Az információs térképezés az egyszerűtől a bonyolultig terjed, és tovább növelhető a mérhető visszajelzésekkel a menedzsment számára. A bonyolultabb megvalósítás érdekében a létrehozott vagy lekapcsolt eljárások optimalizálására professzionális szolgáltatásokat nyújthatnak az olyan létesítményektől, mint az alapító társaság, az Information Mapping, Inc.. (Lásd a forrásokat)
