A Google Dokumentumok egy hatékony fájlmegosztó eszköz, amelyet a vállalkozások használhatnak a munkarendek közzétételére. Ezt úgy érheti el, hogy az ütemezést közvetlenül a Google Dokumentumokban hozza létre. Amikor rendszeresen közzétesz egy munkavállalói munkarendet, megakadályozhatja a téves kommunikációt, ami az alkalmazottak munkanélküliségének felfedéséhez vezethet, akik nem vették észre, hogy munkájukat tervezik.
Használja a Free Work Schedule sablonokat
A Google Dokumentumok hatalmas könyvtárat tartanak szabadon és készen áll a használatra. Sablon eléréséhez nyissa meg az új Google Dokumentumok dokumentumot, majd keresse meg a "munkaterv" szóval. A legtöbb munkavállalói munkarend a heti-heti formátumot használja, mivel a munkáltatók hetente közzéteszik. Ha egyetlen sablon sem felel meg az ütemezésnek, hozzon létre egy ütemtervet egy másik programban.
Hozzon létre egy egyedi ütemezést
A Google Dokumentumokhoz hasonlóan a Google lapok olyan sablonokat tartalmaznak, amelyeket a menedzserek testreszabhatnak. Keresse meg ezeket a Sablon Galéria menüben. Egyszerűen válassza ki a listából az Ütemezés lehetőséget, majd testreszabja a mezőket úgy, hogy a sablonadatokat ütemezési dátumokkal és alkalmazottak nevével helyettesíti. Törölje a nem szükséges sorokat és oszlopokat.
Hozzon létre egy ütemtervet a semmiből az új fájl megnyitásával. A főoldalon kattintson az Új táblázatkezelő indítása lehetőségre, és a fejléc segítségével adja meg a dokumentumot "Heti ütemezés" vagy más kívánt név. Az első sorban adja meg az ütemtervek dátumát.
Ezután hozzon létre egy diagramot, amelyen a vízszintes oszlopfejlécek felsorolják a hét napjait, és a sorok felsorolják a váltási időket. Helyezze be a munkavállalói neveket a megfelelő váltó dobozokba. Mentse el a fájlt a Google Dokumentumokba egy megfelelő fájlnév alatt.
Munkavállalói engedélyek kezelése
A munkáltatók azt szeretnék, ha az alkalmazottak elolvassák az ütemezést, és talán letölthetnek egy fájlt, amely a személyi számítógépekre vagy eszközökre menthető. Az alkalmazottaknak azonban nem szabad engedélyezni az ütemezés szerkesztését. Alapértelmezés szerint a Google Dokumentumok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy olvassák és letölthessék a megosztott fájlokat.
Ossza meg a fájlokat, ha rákattint az ikonra egy személy sziluettjével és pluszjelével, amely a "Megosztás" -t jelenti. Adja meg a megosztani kívánt alkalmazottak e-mail címét. Ellenőrizze az engedélyeket, mielőtt elküldi az e-mail linket annak biztosítása érdekében, hogy a dokumentum csak olvasható legyen.
Jogosultságok esetén válassza a "lehet megtekinteni" helyett a "lehet szerkeszteni" lehetőséget, majd válassza ki a Megosztás gombot a munkavállalók ütemezésének közzétételéhez. A munkavállalók egy e-mailt kapnak, amely értesíti őket, hogy új ütemtervet jelentettek be. Az e-mail tartalmaz egy linket az ütemezéshez.
Rendszeres ütemezések beállítása
Az ütemterv megtartása megkönnyíti a heti ütemezést. Állítson be egy szabványos napot és időpontot az ütemezés közzétételéhez, és ossza meg egyszerre az összes alkalmazottal e-mailben.
Nevezze meg a menetrendfájlokat egy könnyen megtalálható módon, például a "Jan 15 Shift Schedule." Ez csökkenti a zavart, és lehetővé teszi a munkavállalók számára az ütemezési eltérések vagy problémák gyors felismerését. Hozzon létre olyan vállalati irányelveket, amelyek előírják, hogy a munkatársak megadják a kívánt értesítést a menetrend módosításairól.
