Minden sikeres vállalkozás vagy szervezet központi eleme egy jól működő számviteli rendszer. A számviteli rendszerek számítógépes módszert biztosítanak egy vállalkozás napi, havi és éves pénzügyi műveleteinek rögzítésére és nyomon követésére. Emellett a kis- és nagyvállalatok számviteli rendszereket használnak olyan adatok előállításához, amelyek lehetővé teszik számukra a pontos irányítási döntések meghozatalát. Ugyanakkor számos tényezőtől függ, hogy egy számviteli rendszer ezen célok elérése érdekében működik-e.
Kompatibilitás az üzleti ügyekkel
A számviteli rendszerek funkcióit befolyásolja az üzlet jellege és az üzleti tevékenység. A különböző iparágak különböző típusú rendszereket és különböző funkciókat igényelnek a számviteli rendszerekben. Az ipar számára megfelelő számviteli rendszer biztosítása biztosítja, hogy a rendszer megfeleljen egy vállalkozás konkrét céljainak.
Emellett a vállalkozás napi funkciói is befolyásolják a szükséges számviteli rendszer típusát és a rendszer működését. Összességében a számviteli rendszer akkor hatékony, ha összeegyeztethető a napi üzleti igényekkel, például az ügyféladatok tárolásával, számlák készítésével, a készletek nyilvántartásával és nyomon követésével.
Észlelés
Hogyan befolyásolja annak hatékonyságát és relevanciáját, hogyan fogadják el a számviteli rendszert a munkavállalók és a szervezet vezetése. Az alkalmazottak ellenállása a számviteli rendszerek változásai miatt a rendszer bonyolultsága, egy meglévő rendszer hatékonysága vagy a számviteli ellenőrzések és a könyvvizsgálat bevezetése miatt fennálló meggyőződése lehet. Néha azonban az alkalmazottak láthatják a számviteli rendszerek szükségességét, ellentétben a vezetés véleményével. A vezetés által nyújtott támogatás hiánya a számviteli rendszert a szervezet döntéshozatali funkcióinak szempontjából lényegtelenné teszi. Ez azért van, mert a rendszer által összegyűjtött adatok alapvetően a menedzsment használatára és megfontolására szolgálnak.
Képzési szint
Amikor a számviteli rendszereket egy üzleti környezetbe vezetik be, a felhasználók képzése kulcsfontosságú követelmény. A felhasználók által elért képzés szintje és jellege befolyásolja, hogy a rendszer hogyan szolgálja az üzleti célokat. A megfelelő képzések hiánya a felhasználók, mint például a vezetők és a felügyeletek között, a számviteli rendszer problémáját jelentheti, nem pedig a pénzügyi gazdálkodás megoldását. Viszont a számviteli rendszer kezelésében jól képzett felhasználók ezt a rendszert fogják használni az üzleti számviteli és pénzügyi funkciók megkönnyítésére.
Végrehajtás
A végrehajtás és a végrehajtó partnerek jellege befolyásolja a számviteli rendszerek hatékonyságát. A megvalósítás nem azonos a telepítéssel; magában foglalja a számviteli rendszer integrálását egy üzleti tevékenységbe. A megvalósítási partnerek közé tartoznak a csapat tagjai, és fontosabb, hogy a szolgáltató. Egy rosszul megvalósított rendszer, amely nem rendelkezik a csapattagok támogatásával és a szolgáltató nyomon követésével, sikertelen lesz. A végrehajtó partnerek bevitele és támogatása biztosítja, hogy a számviteli rendszer megfelelően működjön.
