A számviteli politikák és eljárások nem egy és ugyanaz a dolog, bár az irodában dolgozók gyakran összekeverik a kettőt. A számviteli politikák az olyan iránymutatásokat vagy szabályokat jelentik, amelyek meghatározzák, hogy a számviteli osztály milyen helyzetben számít. A szakpolitikák létrehozásával a számviteli osztály biztosítja, hogy a vállalat szabályai és szabványai következetesen tartsák fenn és tartsák be az összes érintettet. Az eljárás az egyenlet módját képviseli azáltal, hogy meghatározza az egyes lépéseket, amelyek biztosítják a vállalat számviteli politikájának fenntartását és a belső ellenőrzések meglétét.
Adja meg a házirendet
A könyvelők és mások által a vállalatnál használt számviteli politika és eljárási kézikönyv elkészítésekor először meg kell határoznia az egyes szabályokat vagy iránymutatásokat, mint egy egyedi politikát, amelyet az emberek követni kívánnak. Ne keverje össze a politikákat, mert túl zavaró. A számviteli osztályok készpénzforgalmi politikákat, utazási költségtérítési politikákat, apró cash-politikákat, számlafizetési politikákat vagy számlázási szabályokat hoznak létre, csak néhányat említve. A politikának meg kell határoznia azt a szabályt, amely az úgynevezett, és magában foglalja, hogy ki köteles betartani, és miért kell betartani. A szakpolitikákat és eljárásokat külön dokumentumokként kezelik.
Írja be az áttekintést
Minden irányelvnek tartalmaznia kell az iránymutatás vagy szabály áttekintését vagy összefoglalását. Az áttekintés először a részletes információkat tartalmazza. Például egy számviteli osztály rendelkezhet egy kis pénzeszköz-politikával, amely részletezi, hogy mennyi pénzt fognak rendelkezésre bocsátani a kis készpénzre, az általa lefedett vásárlások típusára és annak a személynek a címére, aki felelős annak biztosításáért. A politika nem tartalmazza az emberek nevét, hanem a címért vagy a pozícióért a felelős vállalatért.
Vázolja fel az eljárásokat
Az eljárások a lépésenkénti folyamat, amelynek során az egyének betartják a vállalati politikát.Például egy számviteli részleg olyan cash-flow politikát állíthat be, amely meghatározza, hogy a működési készpénz mennyi idő alatt elérhető legyen, és hogy mi történik, ha nem áll rendelkezésre. De annak biztosítása érdekében, hogy a politika fennmaradjon, valaki a számviteli osztályban teljesíti a bankszámla egyeztetéseit. A bankegyeztető folyamat részletes lépéseket tesz a banki egyeztetés elvégzésére annak érdekében, hogy biztosítsa a pénzáramlási politika betartását. Az eljárás írásához vázolja meg az összes szükséges lépést, beleértve az egyes lépéseket végrehajtó személyek címét és azt, hogy mi történik a következő lépésekben.
Számolja a lépéseket
Írja be az eljárásokat a lépések sorrendjében. Például a banki egyeztetési folyamat használatával kezdje meg az első dologot, aminek előfordulnia kell, például: a bankszámlakivonatokat nyitva kell adni a számviteli vezetőnek. Adja meg azokat a lépéseket, amelyeket a számviteli igazgatónak végre kell hajtania, mielőtt átadja a valódi megbékélési munkát valakinek a számvitelben. Ilyen lehet például az ellenőrzési inkonzisztenciák gyors áttekintése, a kedvezményezett nevei és még sok más.
Irányelv és eljárás kézikönyv
A könyvvizsgálói részlegek listájának felsorolása a cégcsoport minden egyes pozíciójának a szakpolitikai és eljárási kézikönyv elején elvégzett feladatok rövid leírásával. Ez segíti a belső ellenőrzések létrehozását, miközben biztosítja a feladatok elkülönítését. Írjon házirendeket az egyes oldalakon, új szabályzatot vagy oldalakat készítsen minden házirendhez. Minden irányelv saját címét és címét kapja a tartalomjegyzékben, hogy megkönnyítse az emberek számára a keresést. A házirendet követően a saját oldalakon minden eljárást biztonsági mentésként foglaljon bele. A tartalomjegyzék tartalmazhatja a „Cash Flow Policy” -t, amelynek főcíme az alcímekkel és a saját oldalakkal, amelyek tartalmazzák a „Bank-egyeztetéseket”, „Főkönyvi bankszámla-egyeztetéseket”, vagy bármely más, az adott politikára vonatkozó eljárást.
