Az elkötelezettség egy hivatalos megállapodás, amely anyagi támogatást nyújt egy üzleti, nonprofit vagy kutatási szervezet számára. Az üzleti világ elkötelezettségére vonatkozó feliratok jellemzően a finanszírozás vagy a hitelek nyújtására vonatkozó ígéreteket vázolják fel, míg a nonprofit szervezeteknek általában az együttműködés, a partnerségek vagy az anyagi támogatás egyéb formái iránti elkötelezettséget írják le. Függetlenül attól, hogy elkötelezi magát egy vállalkozás finanszírozására, vagy egy nonprofit közösség támogatására, biztosítani kell, hogy az elkötelezettségű levél - mint bármely komoly üzleti levelezés - tömör, világos és diplomáciai legyen.
Tekintse át az információkat. Az Ön elkötelezettségéről szóló levelében felvázolják az Ön által támogatott összes korábban elfogadott adatot (például a kölcsönözendő pénzösszegeket, a menetrendeket és a készenléti terveket), ezért győződjön meg róla, hogy minden releváns információ aktuális. A levélnek csak a két fél által már elfogadott kifejezéseket kell vázolnia. Ne használja a levelet a feltételek vagy feltételek hozzáadására vagy módosítására.
Adja meg a megállapodás alapvető feltételeit. A levél megnyitása azonosítani fogja Önt és minden más, a megállapodásban résztvevő felet, valamint az Ön elkötelezettségének alapvető feltételeit és céljait. Ha pénzeszközöket szentel egy projektnek vagy vállalkozásnak, adja meg az összegeket. Ha egy másik típusú támogatást vagy együttműködést vállal, röviden írja le az Ön által nyújtott támogatást.
Ismertesse szerepét és felelősségét a megállapodásban. Pontosíts. Mondja meg pontosan, hogy milyen szerepet tölt be, és írja le a felelősségi körét. Ha pénzeszközöket nyújt, írja le a fizetési ütemezéseket, valamint a készenléti terveket abban az esetben, ha nem tudja eleget tenni az elkötelezettségének. Ha befejezi a nonprofit vagy kutatási együttműködés iránti elkötelezettségét, írja le pontos felelősségét (például a szolgáltatásokat vagy létesítményeket, amelyeket nyújtani kíván), valamint az Ön vagy a szervezet szerepét az együttműködésben.
Tartsa tisztán és tömören a levelet. Néhány forrás azt sugallja, hogy a kereskedelmi szándéknyilatkozatok egyetlen oldalra korlátozódnak. Bizonyos esetekben a hatékony levelek rövidek lehetnek, mint egyetlen bekezdés.
Légy szívélyes. Ha elkötelezettséget írt egy nonprofit szervezetnek, ne feledje, hogy a leveleket más ügynökségek is láthatják, amelyek támogatják vagy nyomon követik az adott szervezetet, ezért győződjön meg róla, hogy egyértelműen megmagyarázza, hogy miért szeretne dolgozni ezzel a csoporttal.Emellett megemlíthet minden korábbi együttműködést a csoporttal. Ez megerõsíti a képét és az együttmûködõk képét a nonprofit más támogatói, például a támogató szervezetek szemében.
