Az üzleti levél megfelelő rendezése fontos ahhoz, hogy szakemberként jelenjen meg, és szilárd levelet kezdjen egy levélhez. A helytelenül címzett üzleti levél azt mutatja, hogy az író lusta vagy nem tanult. Az üzleti levél nem olyan, mint egy levél írása egy barátnak, és másképpen kell foglalkozni. Az üzleti betűk mindig egy olyan formátumot követnek, amelyet egy vagy kettő írása után könnyen reprodukálni lehet. Mentse el az üzleti levelet a számítógépre, és cserélje ki az információkat, hogy sablonot hozzon létre a jövőbeli levelekhez.
Írja be a feladó címét és a címzett címét egy 12 pontos betűkészletbe egy könnyen olvasható betűkészlettípusba, mint például a Times New Roman. Olyan programok, mint például a Microsoft Office, betű varázslót és megfelelő formázással rendelkező sablonokat kínálnak. A Microsoft Office 2010 programban válassza ki a "Fájl" gombot, majd kattintson az "Új" gombra, és hozzon létre egy új levelet, vagy nyisson meg egy új levelet vagy nyisson meg egy sablont.
Használja a vállalati levélpapírt, amely tartalmazza a nevét és címét a levél írásához. Ha nem áll rendelkezésre fejléces fejléc, írja be a teljes címet a betű bal felső sarkába, beleértve az utca címét, a várost és a irányítószámot.
Írja be a dátumot két hüvelykre a tetejéről, balra igazítva. Vállalati levélpapír használata esetén a dátum a levélpapír alatt jelenik meg. Ha csak beírja a címét, a dátum közvetlenül a cím alatt található. Ha néhány napig írja a levelet, írja be a levél befejezésének dátumát. Írja ki a hónapot, és adja meg az évet. Például 2009. június 30-án írt levél 2009. június 30-án keltezésre kerül.
Írja be a címzett címét a dátum alá, balra indokolt. Adja meg az adott személy nevét és nevét. Írja be a címet az USA Postal Service formátumába.
Írj egy üdvözletet a cím alatt. Ez általában Kedves (a címben használt személy). Csak akkor írja be a személy keresztnevét, ha jól ismeri őket, ellenkező esetben használja a Mr., Mrs., Ms. vagy Dr.-t. Ha bizonytalan a személy neme, írja csak a személy nevét és vezetéknevét. Használd a "To Whob it Concern" -et, mint üdvözlést, ha nincs konkrét neve a vevőnek. Használjon egy kettőspontot az üdvözlés után.
