Néhány ember hálátlan feladatnak tartja, hogy a találkozón a percek felvételének feladata legyen.A hatékony ülések jegyzőkönyveinek művészete azonban nemcsak a résztvevők számára hasznos, hogy megértsék a kérdéseket, a vitát és a cselekvési elemek elfogadását, hanem segíthet másoknak is, akik nem voltak döntőjében. Ne becsüljék alá a tanulási képességet és az eredményességet, hogy megtanítsák ezt az írási készséget.
A szükséges elemek
-
Találkozó napirend
-
A résztvevők listája
-
Toll vagy ceruza
-
Jegyzettömb vagy laptop
-
Hangfelvevő készülék (opcionális)
Indítsa el a találkozó percét a csúcson a találkozó nevének, helyének, dátumának és idejének megírásával.
Sorolja fel azokat a meghívott résztvevőket, akik a nevükben, címükben és osztályukban jelen vannak, valamint a meghívott, de nem jelenlévőkkel együtt. Ismertesse a meghívott vendégelőadók vagy előadók nevét is.
Hozzon létre egy alfejezetet minden napirendi ponthoz, és vegye fel a megjegyzéseket, mivel a vita a témával kapcsolatos. Írja le a kulcsfontosságú beszélgetést, és ahol lehetséges, próbálja meg jelezni a személy nevét, amely a kulcsfontosságú pontokhoz kapcsolódik.
A témáról folytatott megbeszélést követően írja le a megállapodott következő lépéseket vagy döntéseket, amelyek a napirendi pont köré tartoznak, hogy az ajánlott akciókat vegyék fel, kinek, az esedékességnek, a felelős személyeknek vagy osztályoknak a végrehajtásért stb. folyamat, mivel az ülésből minden cselekvési tervet ebből a szakaszból fognak levonni.
Az esetlegesen felvetett, de nem megoldott kérdések vagy vitafeltételek hozzáadásával a percoldalak külön szakaszába, a "Megoldatlan problémák" felirattal egészítheti ki őket. A találkozó résztvevői megtekinthetik ezeket a későbbiekben, és az értekezlet-házigazda eldöntheti, hogyan kezelje a legjobban ezeknek az elemeknek a megoldását.
A jegyzőkönyv végén jegyezze fel a következő találkozó időpontját, időpontját és helyét, és minden más olyan információt, amelyre a résztvevőknek tudniuk kell a következő ülés előkészítése során.
Végül győződjön meg róla, hogy minden meghívott résztvevő jelen van-e, vagy nem kap másolatot a percről. Jó a hüvelykujjszabály, hogy 24 percen belül és 48 órával az ülés után próbálja meg terjeszteni a perceket. Így ha valami pontatlan, vagy valaki hibásan szerepel, akkor az minden résztvevő elme frissen korrigálható.
tippek
-
Fontos, hogy pontos listát kapjunk azokról, akik részt vesznek, mivel fontos lehet később tudni, hogy ki jelen volt és részt vett a kulcsfontosságú döntések meghozatalában az ülésen. Ne feledje, hogy mind a nevét, mind a dátumot, amellyel együtt tölti a fájlt A számítógép nevén elektronikusan tárolt percek nevének elérési útja.
Figyelem
Jó, ha sztrájkoztunk, de próbáljunk meg ne mondani vagy szétválasztani a saját szavait, észrevételeit vagy véleményét arról, hogy mit gondol, hogy valaki azt mondta, érezte vagy gondolta - írja le a jegyzőkönyvet, amint azt a személy kijelentette.
