A találkozó olyan együttműködési munkafolyamatként definiálható, amelynek célja, hogy válaszoljon arra, hogy ki, miért, hogyan és mi a konkrét cél. A nem hatékony találkozók jellemzői közé tartoznak a passzív résztvevők és a korábban tárgyalt témák regurgitációja. A hatékony találkozók lényegében ezzel ellentétesek. A hatékony találkozók növelhetik a termelékenységet, a munkavállalói erkölcsöt és a nyereséget.
Funkció
A hatékony találkozók előkészítésének és lebonyolításának öt lépése, más néven az öt P, a következők: cél, terv, résztvevők, részvétel és perspektíva, David Whetten és Kim Cameron a „Kezelési készségek fejlesztése” című könyvben. a találkozás. A terv az ülés folyamata. A résztvevők közé tartozik a résztvevők és a közvetítők. A résztvevők és a közvetítők részvétele szükséges. A perspektíva az a cél, amelyet az értekezlet elérni kíván, és az ülésből eredő megállapodások összefoglalását.
Eszközök
A játékok a sikeres találkozók lebonyolításához használt leghatékonyabb eszközök. A gyors, olcsó, alkalmazkodó, alacsony kockázatú és részvételi játékokat ajánljuk. Az ötletbörze egy másik eszköz, amellyel információt gyűjthet és megmagyarázhat problémát vagy helyzetet. A hatékony találkozók további eszközei a kérdőívek, felmérések, interjúk és munkalapok.
Jellemzők
A hatékony találkozók fantáziadús, részvételi, innovatív és érdekes. Ezek időben kezdődnek és véget érnek. Valaki hozzárendel, hogy nyomon kövesse a jegyzőkönyvet és a napirendet. Az ütemezett szünetek meghatározott időpontokban történnek. Élénk és pozitív megbeszélésekre van szükség. A résztvevők megítélhetik az ülést. Hatékony találkozók véget érnek egy barátságos megjegyzéssel, melyben a résztvevők között a harmónia létezik.
Gyakoriság és időtartam
Peter Honey írja az „Emberek készségeinek javítása” című könyvében, hogy a hatékony találkozók ideális esetben hetente egyszer, általában ugyanazon résztvevők számára történnek. A legsikeresebb találkozókat egy óra múlva felszámoljuk, és általában két órára nem terjednek ki.
Jelentőség
A rosszul irányított találkozók negatív hatással vannak az alkalmazottak erkölcsi viszonyaira, néhányat szkeptikusnak és pesszimistavá válnak, míg mások apatikusak és figyelmetlenségekké válnak. Nem hatékony találkozók, megjegyzi, hogy Barbara J. Streibel a „Menedzser útmutató a hatékony találkozókról” című könyvében évente több milliárd dollárt fizet a vállalkozásoknak elveszett lehetőségek és elvesztett idő miatt. Károsítják a szervezet arculatát, kiemelik a hatékonyságot és csökkentik a termelékenységet. A hatékony találkozók megőrzik a vállalat egyik legértékesebb erőforrását: az időt és a tehetséget. Együttműködő és hatékony találkozók élénkítik a munkavállalókat.
