Bármely üzleti környezetben az ülések elkerülhetetlenek. Több alkalommal, mint nem, az embereknek szükségük volt arra, hogy részt vegyenek ezeken az üléseken, rettegéssel nézzék meg őket. Talán azért, mert túl hosszú ideig futnak, mert nincs egyértelmű ok arra, hogy a találkozó megtörténjen, vagy talán semmi sem tűnik megoldottnak ezeken az üléseken. Nyilvánvalóan nem felelnek meg a hatékony találkozók öt P-nek: cél, termék, résztvevők, valószínű problémák és folyamat.
Célja
Az értekezlet célja az, hogy meg kell tartani az értekezletet, a napirendet vagy a fő célkitűzéseket, amelyeket a résztvevőknek meg kell vitatniuk. Ha nincsenek megvitatandó kérdések, akkor nincs ok arra, hogy találkozzon. Az egyértelmű cél nélküli találkozók mindenki időt pazarolnak.
Termék
A találkozó terméke azt a kívánt eredményt írja le, amelyet mindenképpen el kell érni, amikor mindent elmondunk és megteszünk. Ez nemcsak a találkozó kívánt eredménye, hanem a jövőbeli vállalati projektek és áruk kívánt eredményei is, amelyeket az ülés során megvitatnak. Az értekezlet előremutatója megtartja az értekezleteket a pályán, megtartja a beszélgetéseket a tévedésből, amelyek nem felelnek meg az értekezlet céljának.
résztvevők
Az értekezlet résztvevői csak azok, akiknek részt kell venniük, az emberek, akiknek álláspontja vagy munkája közvetlenül érinti az értekezlet célját és termékét. Például a kórházi orvosi személyzet nem lenne résztvevője a kórházi számítógépes rendszerekről szóló találkozónak. Az ápolónők és az orvosok azonban olyan egészségügyi és betegséggel kapcsolatos találkozókon vagy találkozókon vesznek részt, amelyek segítenek nekik, hogy megkapják a folyamatos oktatási egységeket, a CEU-kat, amelyek szükségesek az engedélyeik naprakészen tartásához.
Valószínű problémák
A várható problémák a résztvevők körében felmerülő aggályok, a napirendi pontok jelenlegi állapotával kapcsolatos problémák, illetve azok az esetleges problémák, amelyeket az ülés során felvetett lehetséges megoldásokkal látnak el. Valószínűsíthető kérdések közé tartoznak azok a hibák is, amelyek előfordulhat, hogy a találkozó előkészítése során értesítést kaptak. Például valaki bemutatja a napirenden felsorolt problémák lehetséges megoldásait. Valaki a találkozón észreveheti, hogy egy vagy két tény hiányzik, és hogy ezek a tények végül mélyreható hatást gyakorolhatnak az ülés eredményére vagy a megoldásra. A problémák problémát jelenthetnek a projekt költsége vagy a projekt befejezéséhez szükséges idő.
Folyamat
A találkozási folyamat magában foglalja azokat a lépéseket, amelyek szükségesek a találkozó nyomon követéséhez és a találkozók céljának eléréséhez. Ez magában foglalhatja a tervek kidolgozását a jövőbeli projektek és áruk eléréséhez, hogy azokat a teljes befejezésükhöz tartsák. Ha a folyamatot előre felsoroltuk, akkor mindenki részt vehet abban, hogy meggyőződjön arról, hogy elérik az értekezlet, a projekt vagy a kereskedés célját és eredményét. Ez egy eszköz az ülés előrehaladásának követésére.
