Jelentés készítése alapvető készségekről az üzleti szint minden szintjén. A világos, tömör jelentések írása kulcsfontosságú képesség a hatékony üzleti kommunikációhoz. Egy hatékony, jól megírt jelentés vezethet az értékesítéshez, egységesebb és jobban működőképes csapatok létrehozásához, a folyamatok egyszerűsítéséhez és a pénzügyi műveletek javításához. A jelentések figyelmeztethetik a menedzsmentet az üzleti növekedés lehetőségeire, azonosíthatják azokat a területeket, ahol nagyobb hatékonyság érhető el, és egységes üzleti eljárásokat hozhat létre. Mivel ez a legtöbb vállalkozás működéséhez elengedhetetlen, a jelentéstétel az üzleti kommunikáció egyik legfontosabb formája.
szempontok
A jelentéstételnek, mivel ez az üzleti kommunikáció ilyen fontos része, jól meg kell terveznie. Fontos megfontolások közé tartozik a közönség megismerése, akik számára a jelentést írják, a jelentés írásának okai, a cél célja, amelyre a jelentést szánják, és a konkrét személyzetnek hozzá kell adnia a jelentés elkészítéséhez szükséges információkat. Elengedhetetlen annak meghatározása, hogy hány üzleti erőforrás érkezik a jelentés elkészítéséhez, és összehasonlítsuk e források értékét a jelentés elkészítéséből várható nettó hozammal. Ha a jelentés elkészítéséhez sok értékes erőforrás szükséges, de a jelentés csak kis hasznot hoz, akkor ez nem hatékony projekt. Az üzleti kommunikáció kevésbé időigényes formája, például egy memorandum, lehet, ami szükséges.
Tervezés
Miután az összes megfontolást megvizsgálták és dokumentálták, a jelentés írója - vagy a projektvezető, ha több író készíti a jelentést - tervet készít. A tervezés a hatékony üzleti kommunikáció szempontjából elengedhetetlen, soha nem több, mint a jelentésírásban. A jelentés elkészítésére vonatkozó átfogó terv tartalmazza a jelentés elkészítésének ütemezését, a szükséges anyagokat, az összes résztvevő listáját és az összes szükséges biztosítékot és anyagot, például a műalkotásokat.
Termelés
A gyártás az összes üzleti kommunikációs projekt fő lépése. A beszámoló írásában a gyártás a projekt hatókörétől függően akár egy napig, akár több hónapig tarthat. Fontos, hogy a tervet rendszeresen tanulmányozzuk a hosszú jelentéstételi projektek során, hogy biztosítsuk, hogy a projekt időben haladjon.
Felülvizsgálat
A jelentést általában legalább az író felülvizsgálja, mielőtt a végső címzetteknek átadja. Minden üzleti kommunikációhoz jó nyelvtan és stílus szükséges, így a felülvizsgálatnak tartalmaznia kell - legalábbis - a helyesírás és írásjelek áttekintését. Ha az idő lehetővé teszi, a tartalmak átfogóbb felülvizsgálatát kell végezni. Ha lehetséges, a korrektornak valakinek kell lennie, aki újra látja az anyagot; A "friss szemek" alkalmasak arra, hogy a hibakeresést vagy a nyelvtani problémákat észleljék, hogy az a személy, aki szorosan részt vett a jelentés készítésében, nem fog elkapni.
kézbesítés
A jelentés átadása többféle formában is megjelenhet: A jelentést diavetítésként és beszélgetésként lehet megjeleníteni, nyomtatni és e-mailben elküldeni a címzetteknek, vagy több részre osztani, és több héten keresztül elküldeni a különböző címzetteknek. A hosszabb jelentés rövidebb változatát lehet bemutatni, míg a teljes verziót nyomtatásban adjuk meg. A szállítási módokat a jelentés hossza határozza meg, az író rendelkezésre állását, hogy bemutassa a megállapításokat, és a címzettek földrajzi elhelyezkedését.
