Függetlenül attól, hogy kommunikál-e az alkalmazottakkal, az értékesítőkkel vagy az ügyfelekkel, biztosítani kell, hogy hatékony üzeneteket készítsen az üzleti sikeréhez. Annak érdekében, hogy biztosítsa az üzleti kommunikáció célzását, gondoskodnia kell arról, hogy tartalmazza a leghatékonyabb üzenetekre jellemző öt jellemzőt.
Tiszta cél
A hatékony üzenetek egyértelmű célt szolgálnak, hogy tájékoztassák, meggyőzzék vagy együttműködjenek a célközönséggel. Az üzenetet a közönség megértésének, a potenciális reakciónak és a zeneszerzővel való kapcsolatának megfelelően kell megtervezni. Általánosságban elmondható, hogy az egyes üzenetekben csak egy fő elképzelés szerepel, kivéve, ha szorosan kapcsolódó kérdések vannak, amelyekkel együtt kell foglalkozni. Az üzleti kommunikáció egyértelmű céljának megteremtése szintén segít meghatározni az üzenet kézbesítéséhez használt médiumot.
Megfelelő csatornák
Fontos, hogy válasszuk ki a megfelelő csatornát az üzenet továbbításához. Az e-mail kommunikáció használható a nagy közönség számára történő szállításra, míg a kisebb csoportok számára megfelelőbb a szemtől-szembe kommunikáció. A formális kommunikáció, amely dokumentációt igényel, mint például a munkavállalói vélemények vagy a szakpolitikai változtatások, a legjobb írásbeli formában lesz. A küldő feladata annak meghatározása, hogy melyik kimenet a legmegfelelőbb egy adott üzenethez. Például egy társasági társadalmi bejelentést bemutató videó bemutató kreatív és szórakoztató módja az alkalmazottak felizgatásának, míg a videó használata a vezérigazgató családjának halálának bejelentésére érzéketlennek tűnik. A közegnek ki kell egészítenie, nem torzítania az üzenet célját.
Helyes tények
Az üzleti kommunikáció nagyfokú pontosságot igényel az adatszolgáltatásban. A hatékony üzleti üzenetek jellemzői egyértelmű dátumokat, tényeket, forrásokat és menetrendeket tartalmaznak, amelyeket a teljesség és az egyértelműség érdekében kétszer ellenőrizni kell. A hatékony üzenetek a zsargontól, a szlengtől és a "vállalati beszélgetéstől" is mentesek. Ahelyett, hogy azt mondanánk, hogy „a vállalat a prémium lehetőségeket használja fel a stratégiák kibővítésére,” egyszerűsíti azt, mondván: „csapatunk a legjobb erőforrásokat használja, hogy segítsen üzletünk növekedésében”.
Teljes üzenetek
Az írásbeli és szóbeli kommunikáció csak akkor lesz hatékony, ha az üzenetei teljesek. Azok a üzleti üzenetek, amelyek a történetnek csak egy részét mondják, megzavarhatják a címzetteket, és nem tudják őket rendeltetésszerűen bevonni. Jó teszt, hogy megkérdezzük, hogy bármilyen üzenet válaszol-e az alábbi kérdésekre: ki, mi, mikor, hol, miért és hogyan. Az egyetlen módja annak, hogy a munkavállalók, az eladó vagy az üzleti partnerek képesek legyenek az üzenetre reagálni, ha teljes körűen biztosítják őket.
Kreatív jellemzők
Függetlenül attól, hogy az üzleti kommunikáció a kockázatitőke-befektetőknek vagy a biztonsági személyzetnek szól, az emberek csak figyelmet fordítanak arra, hogy mi érdekli őket. A leghatékonyabb üzenetek rövidek, vonzóak és pontosan. A legtöbb ember nem fogja érdekesnek találni minden üzenetet, így az üzleti kommunikáció hatékony üzeneteinek tartalmaznia kell egy kis kreativitást. Az üzenetek összegzése és tömörítése növeli annak esélyét, hogy elolvassák őket, miközben a nagy érdeklődésre számot tartó ötletek hangsúlyozása ösztönzi a visszajelzést és a cselekvést.
