A készenléti levél tartalmazza a terveket és eljárásokat, amelyeket egy üzleti osztály követ, ha valami történik, ami pozitívan vagy negatívan befolyásolhatja a vállalat működését. A levél megmagyarázza, hogyan kell reagálni a tűzre vagy az adatvesztésre - vagy a váratlan szerencsére, például egy nagy rendre. Míg a teljes üzletre vonatkozó átfogó készenléti terv számos részlegre kiterjedhet, a készenléti levél egy olyan problémára összpontosít, amelyet az egyes osztályok találhatnak, és vázlatot ad a tervek megvitatására.
Folyamatok és feladatok
Minden egyes osztályfelügyelőnek készenléti levelet kell készítenie, amelyben részletezi az általa kezelt üzleti folyamatokat és az általa felügyelt feladatokat. E levélnek tartalmaznia kell mindent, amit a tanszék csinál, minden személyt, akivel kommunikál, milyen eredményeket nyújt, és amikor bemutatja az eredményeket. Például a számviteli részleghez tartozó vészhelyzeti levélnek be kell mutatnia, hogy a számviteli részleg hogyan kommunikál az értékesítési részleggel a követelések nyilvántartásba vételéhez és kommunikációs módszereihez a beszerzési részleggel, hogy nyomon követhesse a beszámolót, valamint azt, hogy az osztály hogyan szolgáltat havi jövedelemkimutatásokat és negyedévente adóvisszatérítés.
Hiba pontok
A készenléti levélnek tartalmaznia kell az egyes folyamatok hibás pontjait. Ezek azok az események, amelyek megzavarhatják a folyamat vagy feladat befejezését. A meghibásodási pontok a természeti katasztrófáktól a katasztrofális adatvesztésig a munkatársak közötti egyszerű kommunikációig terjedhetnek. A számviteli osztály hibás pontjait felvázoló vészhelyzeti levél tartalmazhat egy hét értékű értékesítési számlák vagy a fontos pénzügyi kimutatásokat törlő merevlemez-összeomlás hiányát.
Valószínűség és hatás
A készenléti levél következő része részletezi annak a valószínűségét, hogy a meghibásodási pontok előfordulhatnak, és az ilyen hibapontok hatását a műveletekre. A levél megmutatja, hogy egyes hibapontok nagy valószínűséggel rendelkeznek, de minimális veszélyt jelentenek, míg a többi hibajelző pont nagyon valószínűtlen, de pusztító következményekkel járhat. A számviteli osztály automatizált nyilvántartási rendszerének készenléti levelében alacsony a valószínűsége annak, hogy a vállalat nyilvántartása naprakész lesz, de a levél azt is megmutatja, hogy a rendszerben bekövetkezett kudarc komoly hatással lehet az osztály működésére.
Vészhelyzeti cselekvési terv
A készenléti levél tartalmaz egy olyan cselekvési tervet, amely felvázolja azokat a lépéseket, amelyeket a tanszék meg fog tenni, ha hiba lép fel, így az osztály a meghibásodási pont körül dolgozhat, miközben elvégzi a szükséges feladatot. Míg a készenléti levélben felvázolt műveletek nem lehetnek a leghatékonyabb vagy legmegfelelőbb módszerek a feladat elvégzéséhez, a munkát elvégzik. A számviteli osztály készenléti levelében szereplő cselekvési terv tartalmazhat lépéseket a papírkönyvi könyvek és a számológép használatára, ha az elvesztett merevlemezről adatvesztés történik.
