Az ajánlatkérő levél bemutatja Önt, mint az ajánlat kezdeményezője, és meghívja a lehetséges válaszadókat, hogy többet tudjanak meg. A levél összefoglalja és továbbítja azokat az anyagokat és utasításokat, amelyek szükségesek az ajánlati felhívásra való válaszadáshoz. Elmondja olvasóinak, hogy kik vagy, mit keres, és hogyan válaszol az ajánlattevők kérdéseire. Meg fogják fedezni, hogyan szeretné az ajánlatokat megkapni, és mi az idővonal. Míg az ajánlatkérő levelek gyakran egy pillanatra, táblázatos és emlékeztető formátumban kerülnek elfogadásra, hivatalos formanyomtatványt használhat az ajánlattételi folyamat összefoglalójának bemutatására, és kiemelheti annak kulcsfontosságú pontjait.
Kérje meg az olvasókat, hogy nyújtsanak be ajánlatot, amely megfelel a csatolt ajánlati dokumentumoknak. Az ajánlattételi dokumentumok tartalmazhatják az értékelési folyamat és az ajánlattevő utasításainak leírását, amely meghatározza a benyújtandó anyag formátumát és tartalmát. Ezek magukban foglalhatják azokat a feltételeket is, amelyeket az ajánlattevőknek meg kell várniuk a szerződésben, valamint az általunk igényelt szolgáltatások vagy áruk részletes leírását vagy specifikációit. Az olvasók tájékoztatásához nyújtson be egy listát a levélhez csatolt ajánlati dokumentumokról.
Ismertesse magát az ajánlattevő ügyvédjeként. Röviden ismertesse vállalkozását áttekintéssel a küldetéséről, helyéről és honlapjáról. Adja meg az olvasó kapcsolattartó pontjának nevét és elérhetőségi adatait is az ajánlatkéréshez kapcsolódó valamennyi ügyben. Lehet, hogy Ön vagy valaki, akivel Ön az ajánlattételi folyamat irányítását delegálta.
Ismertesse azt a törekvést, amelyre ajánlatokat ajánl. Adjon meg olyan adatokat, mint a vállalkozás helye, költségvetése, hatóköre és mérete. Beszéljétek meg, hogyan illeszkedik a törekvés a nagyképű célokhoz és célokhoz.
Mutassa be a teljes ajánlattételi folyamat ütemezését. Adja meg a szándéknyilatkozatok, a kérdések és az ajánlattételi javaslatok beérkezésének határidejét és helyeit. Mutassa be a tervezett ajánlatokkal kapcsolatos események, például az ajánlattétel előtti megbeszélés, az ajánlattétel megnyitása és a nyilvános listák, a kiválasztási vagy a díjazási találkozók időpontját.
Tájékoztassa az olvasókat a mellékelt ajánlattevő utasításaitól, hogy részletes útmutatást kapjon arról, hogy mit kell benyújtani és milyen formában. Hangsúlyozzuk az előírt formátumok és követelmények figyelembevételét, és említsük meg az ajánlat kizárásának lehetőségét a nem megfelelőség esetén. Nyilvánvalóan jelölje meg az ajánlat odaítélésének alapját vagy kritériumait, és minden egyéb olyan információt, amelyet kiemelni szeretne, például a szükséges példányszámot és az ajánlatok lezárását, csomagolását és címkézését.
Ismételje meg az ajánlattételi felhívást, majd megköszönje az olvasó érdeklődését. Formálisan zárja be a levelet, majd írja alá a nevét és címét.
tippek
-
Az ajánlatkérések összetettebbé válhatnak. Mielőtt véglegesítené az ajánlatkérési levelet és a csomagot, forduljon ügyvédhez. A nyelvtani és helyesírási hibákra vonatkozó levél helyesbítése.
Blokkolja a levelet, majd nyomtassa ki a levélpapírra.
