Az a mód, ahogyan tájékoztatja az ügyfelet arról, hogy többé nem fog szolgálni neki, megteheti vagy megszakíthatja a cég hírnevét. Az ügyfelek könnyedén kifejezhetik véleményüket az Ön és az Ön cége között az interneten, így még akkor is, ha következetesen durva vagy igényes, közölnie kell az üzenetét anélkül, hogy tiszteletlen lenne. A levél írása az ügyfélnek a legjobb módja annak, hogy megtörjük a híreket, mert időt ad arra, hogy gondoljunk, mit mondjak, és megmenti az ügyfelet egy kínos nyilvános jelenetetől.
Írja le a levelet az ügyfélnek, és írja be, hogy a mai naptól kezdve a vállalat nem lesz képes kiszolgálni. Használjon egyszerű, világos és szilárd nyelvet, hogy az ügyfél megértse, hogy ez a döntés végleges és nem nyitva áll tárgyalásra, érvelésre vagy beadásra.
A negatívok helyett a helyzetben lévő pozitívakra való összpontosítással foglalkozzon azzal, hogy miért tette ezt a döntést. Használjon általános okot, nem pedig a sajátosságait. Például, ha hagyja, hogy az ügyfél menjen, mert szó szerint visszaél az alkalmazottai felé, ne írjon, hogy ő durva. Ehelyett azt mondják, hogy a vállalat nem tudja eleget tenni az igényeinek, és hogy jobban szolgálja egy másik vállalat. A valóságban az ügyfél „szükségletei” magukban foglalják a következetesen lendületes hozzáállást, de azt hagyja, hogy úgy gondolja, hogy ezt a döntést a legjobb érdekeivel szem előtt tartotta.
Alternatívaként használjon egy konkrétabb üzleti okot. Például elmondhatja az ügyfélnek, hogy az ügyfelek száma olyan gyorsan növekszik, hogy már nem tud minőségi szolgáltatást nyújtani minden ügyfelének, és ennek következtében el kell hagynia néhányat. Ha el kell engedni egy olyan igényes ügyfelet, aki túl sok időt vesz igénybe, azt mondja, hogy nem tudja kiszolgálni az idejét, hogy megfeleljen az elvárásainak.
Ajánljon útmutatást vagy legalább a legjobb kívánságokat. Például megadhatná az ügyfelet egy másik helyi vállalkozásnak, amely hasonló szolgáltatást nyújt Önnek. Ez különösen jól működik, ha az ügyfeleket vágja, mert a kisvállalkozása nem tud lépést tartani az igényekkel. Az ügyfelek jobban meg fognak érteni, ha úgy tűnik, hogy készen áll arra, hogy segítsen nekik megtalálni a cserét. Ha gyenge hozzáállása miatt hagyja az ügyfelet, akkor ne forduljon a versenytársakhoz, mert nem kell vele foglalkozniuk. Ilyen esetekben egyszerűen zárja be a levelet úgy, hogy valami olyasmit mond, mint "Szeretném a legjobbat."
