A mozgalmak rögzítése az üléseken alapvető fontosságú a szervezet irányításának folyamatában. A feladat lehet unalmas, de döntő. Az ülés titkárának feladata, hogy elismerje, hogy nem fontos mindent rögzíteni, amit mondtunk, csak azt, ami az ülésen történt vagy döntött. A javaslatok különösen fontosak, mert szilárd alapot nyújtanak a későbbi cselekvésekhez, és még az emberek, akik részt vettek az ülésen, vissza kell mennie, és meg kell figyelniük a jegyzőkönyveket, hogy pontosan emlékezzenek arra, hogy mit tettek.
Jegyezze fel az értekezlet lényeges adatait, különösen a dátumot és a résztvevők nevét. Ne feledje, hogy bárki, aki hiányzott, és bárki, aki a szavazati joggal rendelkezik, képviseli a bizottság hiányzó tagjait.
Jegyezze fel a bizottság által követett szokásos eljárásokat, amelyek tartalmazhatnak olyan elemeket, mint az előző ülés jegyzőkönyvének megerősítése, nyitó üzenet (jegyzet, aki az üzenetet kézbesítette, nem az üzenet tartalma), és így tovább. Ne feledje, hogy ez egy rendszeresen tervezett találkozó volt, vagy ha egy különleges szekció volt, amelyet valamilyen szokatlan célhoz hívtak össze, mint például a sürgősségi költségvetési találkozó.
Jelölje ki a mozgás kezdetét a "MOTION" szó nagy betűkkel való elhelyezésével vagy aláhúzásával, majd a mozgást javasolt személy nevével (például "MOTION by Colonel Mustard").
Jegyezze fel a mozgást pontosan úgy, ahogyan azt megadtuk. A javaslatot dőlt betűvel lehet feltüntetni. Ha a szavazás megkezdése előtt vitát folytatunk a javaslat pontos megfogalmazásáról, ne jegyezzük fel a vitát, csak mutassuk be a javaslat végleges változatának pontos nyelvét (pl. „Mustard ezredes MOTION: A bizottság úgy dönt, hogy hivatalosan cenzúrázza Plum professzort a zöld gyertyatartóval való fenyegetéséről. ")
Jegyezze fel a szavazás eredményeit. A bizottságok dönthetnek úgy, hogy rögzítik, hogy a bizottságon belül mindenki szavazott (igen, nem, tartózkodik), az egyes határozatok nélkül (szám: 5–3), vagy csak az eredmény (telt).
