Legyen szó akár munkavállalói találkozóról, akár olyan vezetőkről, alkalmazottakról, vezérigazgatókról és befektetőkről, akinek valakinek ott kell lennie, hogy rögzítse a találkozót és megosszák az információkat másokkal, akik nem voltak ott. És mivel az emlékek rövidek lehetnek, az ülés jegyzőkönyve emlékeztetőként szolgál azoknak, akik a megvitatott kérdésekről, a meghozott döntésekről és az emberek által tett intézkedésekről szólnak. Mivel a percek szolgálnak a jövőbeli üzleti ügyletekhez, fontos, hogy megszervezzük és a megfelelő információkat is be kell vonni. Ez megbízható eszközökkel kezdődik.
Válassza ki az eszközöket
Amikor az eszközök kiválasztását választja, válassza ki azokat, amelyek a legjobban megfelelnek az Ön számára, és lehetővé teszik, hogy maradjon az ülésen bekövetkező eseményeken, és következetesen vegye figyelembe. Néhány ember számára ez egy laptop vagy tabletta számítógép; mások számára ez egy notebook és toll. A felvételkészítő eszköz, például hangrögzítő vagy okostelefon felvételkészítő alkalmazással való ellátása segíthet az ülés későbbi felülvizsgálatában is. Ha okostelefonot, táblagépet vagy számítógépet használ, kapcsolja ki az összes hangot, játékot vagy közösségi médiaalkalmazást, hogy ne zavarjon meg az ülés során. Ezek az eszközök segítenek a jegyzetek gyorsabb felvételében - de mindig készítsen egy jegyzetfüzetet és néhány tollat vagy ceruzát.
Használjon sablont
Egy sablon fejlesztése segíthet időt takarítani, mivel nem kell értékes pillanatokat költenie az ülés során, a kiírt témakörök kiírásával. A számítógépes programok, köztük a Microsoft Office, üzleti találkozási sablonokat is kínálnak, amelyeket Ön használhat, vagy saját üres dokumentumot dolgozhat ki az ülést megelőző napirend segítségével. Ezek a sablonok általában olyan részeket tartalmaznak, amelyek tartalmazzák a "résztvevők", "cselekvési tételek", "új üzletek" stb. Részeit, de ellenőrizze a munkáltatóját, hogy megtudja, van-e szükség egyéb elemre, például a résztvevő részvényesek nevére, a nevekre vendégek és az ülés helyszíne. Minden szakasz tetején hozzon létre egy kis dobozot az "Idő" szóval, így le tudja írni a szakasz kezdetének idejét. A számítógépen mentse el a sablont Word vagy más szerkeszthető formátumban, és hagyjon néhány üres helyet az egyes szakaszokban. Ha sablont hoz létre a nyomtatáshoz, majd kézzel kitölti, hagyjon elegendő helyet az egyes szakaszokban. Ha sietve jegyzeteket írsz, gyakran nagyobbat írsz, és több helyet foglalsz el, mintha több időnk lenne.
Mit kell belefoglalni és ki kell hagyni
A találkozón levő jegyzőkönyvek célja nem az, hogy minden olyan dolgot rögzítsenek, amit az emberek megvitatnak, hanem azért, hogy rögzítsék a történteket, azt sugallja, hogy "Robert szabályrendszere", egy rövid könyv, amely felvázolja, hogyan kell kezelni a parlamenti üléseket. Ezt a könyvet gyakran a nonprofitok és a vállalkozások használják a találkozók futtatásához. Az értekezlet-jegyzetek tekintetében ne pazarolja az idejét, például írjon le minden olyan érvet, amelyet valaki egy adott üzleti tevékenységhez vagy annak ellenében tett. Ha valaki kezdeményez, például írja le a javaslat pontos megfogalmazását, aki ezt tette, és a szavazás végleges eredményeit. Nem kell azonban felírnia mindenki észrevételeit a mozgás ellen. Amikor valaki jelentést készít, írja le, aki készítette a jelentést, a jelentés nevét, a jelentés rövid összefoglalóját és a tett lépéseket. És mivel "perceket veszel", írja meg a döntés meghozatalának idejét, valamint azt az időt, amikor az emberek elkezdték megvitatni az elemet.
Egy rövidítés kifejlesztése
Annak ellenére, hogy nem írsz le minden olyan dolgot, ami történt, néha a találkozó akciója gyorsabban megy, mint amennyit csak tudsz. Amikor ez megtörténik, használd a saját rövid leírását. Például használhatja a gyakori üzleti szavak rövidítéseit, például a "mgmt" -ot a menedzsmenthez, vagy a "prod" -ot a termék vagy a termelékenység szempontjából. Használjon kezdőbetűket az ülésen részt vevő embereknek, mint például a "JS" a John Smith számára. Szimbólumok, mint például egy kérdőjel, szintén a "kérdés" rövidítése. Például írhatsz "JS?" jelzi, hogy John Smith kérdezett. Fejlessze ki saját rövidítéseit, majd fordítsa le azokat a kifejezéseket, amelyeket mindenki megérthet, mielőtt közzéteszi az értekezlet-jegyzeteket.
