A találkozó során meghozott cselekvések dokumentálása lehetővé teszi, hogy az elkövetkezendő évek során emlékezzen a jelentőségű témákra és döntésekre. A találkozó minden fontosabb interakcióját fel kell jegyezni, beleértve az indítványok elkészítését is - akkor is, ha a mozgás végül meghiúsul.
A találkozó jegyzőkönyvének célja
A jegyzőkönyv dokumentálja az ülésen zajló döntéseket és vitákat. Írásbeli feljegyzésként a percek is szolgálhatnak jogi dokumentáció az ülésen. Bármilyen típusú találkozó rögzíthet perceket a hivatalos vállalati igazgatóságtól a szervezet munkatársainak egy találkozóig a közpolitikákról.
Találkozó jegyzőkönyvek készítése
A rendkívüli szervezeti, hallgatói és jegyzetkészítési készségek jól illeszkednek a jegyzőkönyvek egy találkozón történő rögzítéséhez. Nem mindent mondtak az ülés során dokumentálni kell; ehelyett inkább a kulcsfontosságú pontokra összpontosítson, mint például:
- Az ülés időpontja és helye
- A résztvevők listája
- A megvitatott fő témák
- Javaslatok
- Véglegesített döntések
- A végrehajtott tevékenységek
- A következő ülés előtt meghozandó lépések
Sikertelen indítványok
Amikor egy értekezlet résztvevője egy vitát kíván bevezetni, egy indítvány készül. Általában egy mozgást kell kiküldeni - vagyis egy másik résztvevő egyetért abban, hogy az ügyet fontolóra kell venni - a mozgás előrelépése és megvitatása. Ha a mozgás nincs kiküldve, az úgynevezett a sikertelen mozgás. Még a sikertelen mozgást is dokumentálni kell a jegyzőkönyvben. Írja meg, hogy ki mozgatta a mozgást, mi a mozgás, és hogy nem sikerült. Például egy ilyen felvételi módszer úgy nézhet ki, mint:
- Mozgás: A könyvtár összes számítógépét új és aktuális modellekkel kell helyettesíteni. A Bill Smith által bevezetett mozgás. Mozgás nem kirendelt; a mozgás meghiúsult.
A kiküldött javaslatok még mindig kudarcot vallhatnak, ha nem kapnak elég szavazatot. Miután egy indítványt kirendeltek és előreléptek, a találkozó résztvevői megvitatják a kérdést. A kezdeményezés meghiúsul, ha a szavazók többsége nem támogatja a kérdés átadását. Ezt a jegyzőkönyvben rögzíteni kell:
- Mozgás: A könyvtár összes számítógépét új és aktuális modellekkel kell helyettesíteni. A Bill Smith által bevezetett mozgás. Bob Jones által küldött Motion. A szavazás 5-2 ellen volt; a mozgás meghiúsult.
