Függetlenül attól, hogy Ön csak önként vállalta-e a heti munkatársak találkozóinak nyomon követését, vagy a társaik választották meg Önöket egy jótékonysági alapítvány felvételi titkárának irodájába, elengedhetetlen, hogy egyértelmű és pontos feljegyzéseket készítsen arról, hogy mi történik a szervezet ülései során. Az ülések jegyzőkönyvei hivatalos feljegyzésekként szolgálnak a megvitatott vagy meghozott kérdésekről. Mint ilyenek, gyakran történelmi dokumentumoknak tekintik. Következésképpen nem lehet túlbecsülni a kiváló ülések jegyzőkönyvének fontosságát, és a résztvevők értékelni fogják a figyelmet a részletekre, valamint a szakmaiságra.
A szükséges elemek
-
Roberts Rendelési szabályzat Kézikönyv
-
Tagsági lista
Válasszon ki egy módszert az ülés jegyzőkönyvének rögzítésére. Mérjük meg a szalagos felvétel előnyeit és hátrányait, írjuk be a jegyzeteket, és kézzel írjuk meg a részleteket az ülés során. Tekintsünk egy hibamentes módszert, például két módszer kombinációját. Előfordulhat például, hogy rögzítheti a találkozót, és jegyzeteket is beírhat a laptopjára vagy a táblagépére.
Szerezzen be egy példányt a "Robert Rendelési Szabályzatáról", vagy érjen el egy online előfizetésről a parlamenti eljárásról és a találkozók lebonyolításához és rögzítéséhez szükséges legjobb gyakorlatokról. Tanulmányozza az értekezlet-megbeszélések, mozgások, másodpercek mozgások, vita és szavazás megfelelő formátumát. Ha lehetséges, a könyv vagy a honlap egy példánya elérhető az Ön számára az ülés során. Ez felbecsülhetetlen értékűnek bizonyul abban az esetben, ha a tagok a megfelelő irányítással, magatartással, hivatalos nyilvántartásokkal és percekkel várják Önt.
Formázzon bevezetést és struktúrát a percekre. Például felsorolja a bevezetés során a találkozó dátumát, időpontját, tisztjeinek nevét, helyét és célját. Az értekezlet jegyzőkönyvének tükröznie kell az időpontot, amikor a találkozót megrendelésre hívták, valamint azt, hogy mennyi idő eltelt. A hivatalos találkozók célja egyszerűen havi tagsági találkozó lehet; Ha azonban egy különleges tagsági értekezlet jegyzőkönyveit rögzíti, győződjön meg róla, hogy a percek pontosan tükrözik, hogy ez egy olyan találkozó, amelyet a szervezet általában nem szokásos üzleti tevékenysége során végez. Számos közszféra szervezete különleges üléseket hívhat meg, hogy megvitassák a bizalmas ügyeket, például a személyzeti kérdéseket, amelyek mentesülnek az állami Sunshine törvény bizonyos rendelkezéseitől.
Állj fel, amikor bemutatja a szervezet elnöke vagy a csoport vezetője. Ha hivatalosan nem vezet be, mutassa be magát a csoportnak, és magyarázza el, hogy milyen szerepet tölt be a felvételi titkárként vagy a jegyzetelőként. Mondd el a csoportnak, hogy milyen módszereket használsz a megbeszélések megbeszélésére. Így a tagok azonosítják Önt, mint a szervezet hivatalos dokumentumai létrehozásáért és fenntartásáért felelős személyt, ami különösen hasznos azoknak a tagoknak, akik nem ismerik Önt, vagy azok, akik nem ismerik a szervezetet és annak gyakorlatát. Ezenkívül az Ön bevezetője arra utal, hogy a résztvevőknek hallhatóan kell beszélniük, hogy hatékonyan végrehajthassák a jegyzeteket.
Kérd meg a résztvevőket, hogy mutassák be magukat, miközben gyorsan feljegyzik a nevüket, és hol ülnek. Így nem kell állandóan kérni az embereket, hogy megismételjék a nevüket, amikor mozgások, másodpercek és vitafórumok rögzítésekor. Például, mindig fel kell jegyeznie a mozgást kezdeményező személy nevét, azt a személyt, aki másodpercig tart, és azt a személyt, aki felhívja a szavazást a mozgásban. Amikor valaki felhívja a szavazást, általában azt mondják: "Hívja a kérdést." A csoport vezetője aztán kéri a tagokat, hogy szavazzanak. Ha a szavazás előtt vita folyik, rögzítsük a vita lényeges részeit, és jegyezzük fel a hivatalos kifogásokat. A javaslatokkal és a szavazással kapcsolatos megjegyzéseinek tartalmaznia kell a szavak, a naysek és a tartózkodás nevét is.
Kerülje a szubjektív kijelentések felvételét a jegyzeteibe. Ne értelmezze, mit jelent a hangszóró hangja, inflexiája vagy nem-verbális jelei. Az értekezlet jegyzőkönyvének tényszerűnek és objektívnek kell lennie - a résztvevő nyilatkozatainak bármilyen csavarodása ronthatja a jegyzőkönyvek integritását, és megkérdőjelezheti, hogy képes-e megfelelően rögzíteni a perceket. Például írj: "John Doe a következő indítványt tette: Az iskolák bezárása olyan napokon, ahol a Nemzeti Időjárásszolgálat több, mint öt hüvelykes hóot vár Jackson, Adams és Madison megyék számára," nem "John Doe határozottan kijelentette, hogy a csoportot akarja szavazzanak arról, hogy zárják-e az iskolákat azon a napon, amikor a regionális időjárási viszonyok rossz időjárást és átjárhatatlan utakat jeleznek."
Végezze el a jegyzőkönyvet a lehető legrövidebb időn belül a megbeszélések befejezése után, míg az akciók még mindig frissek az elmédben. Tekintse át jegyzeteit, hallgassa meg a szalagos felvételt, és készítse elő a végleges változat elkészítését. Ha kérdése van a találkozó során bekövetkezett kérdésekkel kapcsolatban, beszéljen a csoport vezetőjével vagy vezetőjével. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy kapcsolatba kell lépnie azzal a személyvel, akinek a nyilatkozatait tisztázni kell.
Adja meg csoportjának vezetőjét az általad javasoltakkal, mint az utolsó perc; kérjen visszajelzést, kérdéseket vagy javításokat. Amikor megkapod a zöld fényt, készítsd el a végleges verziót, és gondoskodj arról, hogy a jegyzőkönyveket terjessze a tagoknak. Használja a szervezet által előnyben részesített módszert a percek másolatainak elosztására, akár e-mailben, csiga mailben, akár személyes kézbesítésben, ha ugyanazon az irodai környezetben tartózkodik a résztvevőkkel.
tippek
-
Ha a találkozón egy kezdeti névjegyzék szerepel, nem kell kérnie, hogy a tagok bemutassák magukat. Egyszerűen rögzítse a jelenlévők nevét, és rögzítse a hiányzó emberek nevét. A pályázati felhívások általában egy hivatalos eljárás a hivatalos találkozókon, például az igazgatótanácsban. Készítsen külön megjegyzést arról, hogy hol ülnek az emberek. Ez lesz a "csaló lapod", így könnyedén utalhat az emberekre a nevükben a percekben, vagy meghívhatja őket, amikor felkéri valakit, hogy tisztázza vagy ismételje meg azt, amit mondott.
Még akkor is, ha a találkozó informális, a szerepvállalás a jegyzetelőként nem. Még az informális találkozókra is komolyan közelítjük meg a jegyzetfelelősséget, és hivatalos írásos megjegyzéseket kell készíteniük, amelyek pontosan és formálisan leírják a találkozó tevékenységeit. A résztvevők értékelni fogják a figyelmet a részletekre.
Figyelem
Ne használjon olyan eszközt, mint egy okostelefon, hogy rögzítse az értekezlet-jegyzeteket - nem tervez pozitív képet, és az emberek, akik nem tudják az okostelefonok képességeit, azt gondolhatják, hogy egyszerűen a telefonon játszol, ahelyett, hogy meghallgatná a szervezet tagjait beszélnek.
