A Microsoft Project felhasználói csoport honlapja szerint a projektmenedzsment olyan tevékenység, amely a projekt tervezett részeit logikai sorrendbe foglalja. Ezt követően a projektet úgy kezelik, hogy egy projekt időben és költségvetésen lezáruljon. A projektmenedzsment felhasználható egy új termék vagy szolgáltatás fejlesztésére.
Meghatározás
A projektet úgy kell meghatározni, hogy a projektcsapat összetartozó csoportként működjön együtt, és hogy azok, akik a projekthez hozzárendelik az erőforrásokat, tudják, mit várjanak el. A Spotty Dog weboldala szerint a projekt meghatározása magában foglalja a projekt célját és a projektből származó előnyöket. Egy másik összetevő a projekt hatókörének meghatározása. A projekt hatóköre meghatározza, hogy mi lesz és nem kerül be a projektbe. Például, ha van olyan projekt, amely a világszerte elhelyezkedő gyártó cég hatékonyságát tanulmányozza, a projekt hatóköre csak az Egyesült Államok helyszíneinek hatékonyságát tanulmányozza.
Megközelítés
A projekt lépéseinek végrehajtásához szükséges lépések listáját minden egyes lépés becsült kezdési és befejezési dátumával kell kidolgozni. Ezenkívül meg kell jegyezni, hogy az egyes lépésekhez milyen leszállítható. Az eredmény egy lépés eredménye. Például, ha egy lépésben jelentést tettünk az eredményekről és az ajánlásokról, az adott lépés eredményei a megállapítások és az ajánlások jelentése. A feladatok mellett meg kell határozni az egyes feladatok egymáshoz való viszonyát. Például, ha egy feladat kezdete egy másik befejezésétől függ, akkor azt meg kell jegyezni. A feladatok leképezésének másik fontos eleme a kritikus út fogalma. A projektmenedzsment tudás szerint a kritikus út a feladatok sorrendje, amely megegyezik a projekt naptári ütemezésének ütemezésével. A projektmenedzser kiemelt figyelmet fordít a kritikus útvonal mentén lévő feladatokra, mert ha a feladatok bármelyike késik, több naptári idő szükséges a projekt befejezéséhez.
Munkaerő
A projekt személyzetének egy része a projekt szponzor kiválasztása. A projekt szponzora olyan felső szintű vezető, aki biztosítja, hogy a projektet a szervezet mások is elfogadják, kezeli az esetlegesen felmerülő politikai kérdéseket és a projektet másokkal támogatják a szervezetben. A projekthez rendelt emberek kritikusak a sikerhez. A projektvezetőt ki kell választani, aki magasan szervezett, rendelkezik az emberek képességeivel a csapat tagjai irányításához, és elegendő technikai ismeretekkel rendelkezik a projektterület és a folyamatban lévő tevékenységek megértéséhez szükséges területekről. A projektcsapat tagjait a szükséges készségek alapján kell kiválasztani - például egy szoftverfejlesztési projekt esetében a szoftver tesztelésében és minőségellenőrzésében jártas személyzet szükséges.
Projektellenőrzés
A projekt hatékony irányítása érdekében az egyik gyakran használt eszköz a projektmenedzsment szoftver. Ez a szoftver nyomon követi a projekt feladatok tervezett és tényleges befejezését, valamint a késedelmes feladatok hatását a projekt teljes megvalósítására. Az ilyen szoftverek gyakran figyelik a tervezett költségeket is.
