Az üzleti forgatókönyv most projektalapú. A projektek többfunkciós csapatokat foglalnak magukban, és a vélemények sokfélesége segít az innovációban. Számos üzleti projekt célja, hogy megfeleljen az ügyfelek elvárásainak. Az integrált projektmenedzsment az új üzleti mantra, ahol a projektmenedzsment a stratégiai terv végrehajtásának szerves része. A projekt életciklusának folyamatának megértése kritikus fontosságú a munka minden területén, mivel ez jobb hatékonyságot jelent.
Projekt definíció
A vállalkozások gyakran támaszkodnak a „projektekre”, hogy kielégítsék az ügyfelek igényeit. A „projekt” bizonyos jellemzőkkel megkülönböztethető a mindennapi rutin tevékenységek és a hosszú távú „programok” között. Ahhoz, hogy egy projektet „projektnek” lehessen hívni, egy konkrét célkitűzésnek kell lennie, egyszeri erőfeszítésnek kell lennie egy meghatározott élettartammal. A projektek teljesítményjellemzői is vannak, és idő, pénz, munkaerő és egyéb erőforrások korlátozzák őket. Mindegyik projekt életciklusát négy szakasz jellemzi: a meghatározó szakasz, a tervezési szakasz, a végrehajtási szakasz és a megvalósítási szakasz.
Projektmenedzsment
A projektmenedzsment a projektek tervezése, ütemezése és ellenőrzése. Számos tényező vezetett a hatékony projektmenedzsment egyre nagyobb hangsúlyához. A növekvő globális verseny nyomott termék élettartamához vezetett. A vállalkozások rövidebb időigényes termékfejlesztési forgatókönyvekkel foglalkoznak. A megosztott információs hálózatokkal kapcsolatos tudásrobbanás és a megnövekedett ügyfélközpontúság hozzájárult a projektek jellegének nagyobb összetettségéhez. Ehhez a keresztfunkciós projektcsapatok hatékony kezelése szükséges. A vállalatok egyidejűleg számos projektet is teljesítenek. Ezért az erőforrások elosztása és a hatékony projektmenedzsment stratégiai jelentőségű.
Tervezés
A projekt keretében végzett tervezés magában foglalja a projekt megfelelő végrehajtására vonatkozó ütemterv kidolgozását. A tervezési folyamat magában foglalja a projekt meghatározását, beleértve a projekt javasolt eredményeit is. A tervezési folyamat magában foglalja a projekt céljainak és célkitűzéseinek egyértelmű meghatározását, a minőségi előírásokat, a költségvetést és az időbecsléseket és az ellenőrzési paramétereket. Röviden, a tervezési szakasz olyan szakasz, amely felülvizsgálja és megerősíti a projekt célkitűzéseit és irányelveit, és megoldja az esetleges sérüléseket. A tervezési folyamat során a készenléti megközelítések is megtervezhetők a buktatók elkerülése érdekében. Ideális esetben a tervezési folyamatba be kell vonni a csapat összes tagját.
ütemezése
A projektek ütemezése magában foglalja a projekt lebontását egyértelműen meghatározott egyszerűbb feladatokra. Ezt a „munkamegosztási struktúrának” is nevezik. Ez a struktúra lehetővé teszi a csapat tagjai számára, hogy egy egyszerű, megvalósítható feladatok szempontjából komplex projektet értsenek. Az ütemezés magában foglalja ezeket a feladatokat az érintett személyzetnek, és meghatározza az egyes feladatokhoz szükséges időt, pénzt és egyéb erőforrás-korlátokat. Például, ha a projekt egy egyezmény megszervezésére irányul, akkor a munkamegosztási struktúra olyan feladatokat foglalna magában, mint a csarnok megrendelése vagy brosúrák nyomtatása. Az egyes feladatokhoz bizonyos személyek idő-, pénz- és minőségi korlátokkal rendelkeznek.
Ellenőrzés
A projekt végrehajtása magában foglalja a váratlan események kezelését. A világos tervek és ütemezési folyamatok kialakítása során minimálisra csökkenti a kétértelműséget, és gondos ellenőrzést kell végezni a projektvezetőnek az idő, a minőség és a költségvetés követelményeinek fenntartása érdekében. A projektellenőrzés két eleme magában foglalja az egyértelműen meghatározott projekt mérföldkövek létrehozását és elérését, valamint a világos kommunikációs vonalak fenntartását. A mérföldkövek segítenek az előrehaladás nyomon követésében, és a kommunikáció segíti a felügyeletet és a csapat erőfeszítéseit.
