Olyan politikák és eljárások vannak érvényben, amelyek segítik a vállalkozás belső és külső működésének irányítását. A szabályzatok és eljárások rendszeres felülvizsgálata biztosítja, hogy mindig a legjobb gyakorlatokat kövesse. Az értékelés segít Önnek, hogy szükség esetén frissítse az iránymutatásokat, hogy tükrözze a vállalkozás vagy a gazdaság változásait, és kezelje a vállalat szükségleteit vagy aggodalmait.
A házirendek meghatározása
A házirendek a vállalat írásos protokolljai a különböző üzleti funkciók kezelésére. Előfordulhat például, hogy belső szabályzata van a munkahelyi öltözék, a jelenlét vagy a nyaralás napjainak kérésére. Lehet, hogy külső szabályzatok is vannak az ügyfelek panaszainak megvásárlásával vagy kezelésével kapcsolatban. A KCG Consulting Group szerint a szakpolitikák meghatározzák az eljárások kidolgozásának, végrehajtásának és értékelésének szakaszát, és összhangban kell lenniük a szervezet stratégiai céljaival. A politikákat általában a tulajdonos, a felső vezetés, a tanácsadó tanács vagy az igazgatótanács nevezi ki.
Ellenőrizze a házirendeket
Rendszeresen ellenőrizze a szakpolitikákat, hogy azok teljesek, átfogóak és könnyen érthetőek legyenek. Használja az ügyfelek és a személyzet visszajelzéseit a folyamatban. A KCG szerint egy politikának írásban kell lennie, az egyes irányelvekre vonatkozó egyedi irányelvekkel. Ez megkönnyíti a megértést és szükség esetén felülvizsgálatot és változtatást. Ha például az ügyfelek rendszeresen panaszkodnak arról, hogy nincs meghatározott visszatérési vagy visszatérítési szabálya, vagy ha a munkatársak azt állítják, hogy nincsenek tisztességes eljárások az emberek személyes napjainak használatára vonatkozóan, érdemes hozzáadni a problémákat a szakpolitikai áttekintéshez. Ha egy házirend már nincs gyakorlati értelme, vagy már nem alkalmazható, akkor frissítheti vagy megszüntetheti azt.
Határozza meg az eljárásokat
Az eljárások olyan lépések vagy folyamatok, amelyek az üzleti tevékenységet a mindennapi üzleti tevékenységekben használják. Például előfordulhat, hogy eljárást talál a látogatók ellenőrzésére, az üzleti nap nyitására vagy bezárására, vagy a gépek tisztítására vagy üzemeltetésére. Az eljárási iránymutatásoknak köszönhetően biztosítható, hogy a vállalkozás biztonságosan és hatékonyan működjön, különösen azokon a területeken, ahol a hibás vagy költséges lehet. Ha például nem rendelkezik eljárással az üzleti ajtók zárolására éjszaka, megnyithatja a céget a lehetséges lopás vagy vandalizmus ellen. A KCG szerint az eljárásoknak tartalmazniuk kell azokra vonatkozó információkat, akik mit csinálnak, mikor csinálják, milyen sorrendben és milyen okból.
Felülvizsgálati eljárások
Azok a tevékenységek, amelyeknek több lépése van, vagy amelyek egy adott sorrendben alkalmazandók, eljárási iránymutatásokkal kell rendelkezniük. Ha az Ön üzleti tevékenységének bizonyos elemei gyakori tévedéseket tapasztalnak, az adott területre vonatkozó eljárást értékelni kell. Például, ha az ügyfelek rendszeresen panaszkodnak a késői küldeményekről, értékelje a megrendelések, a csomagolás teljesítésének és a szállítás nyomon követésének eljárásait. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol a tisztázás vagy a nagyobb meghatározás szükséges. Ellenőrizze az eljárásokat azáltal, hogy felkéri a munkatársakat, akik nem ismerik a folyamatot, hogy elolvassák a meglévő iránymutatásokat, és azonosítsák azokat a területeket, amelyeknek nincs értelme vagy nehéz megérteni.
