Az adminisztratív osztály megszervezésének céljával a legjobb, ha a hatékonyság növelésére, a hulladék minimalizálására és az adminisztratív személyzet egyes tehetségeinek maximalizálására összpontosítunk. Míg egyes folyamatok a felső vezetés igényeinek és az irodai méretének függvényében változnak, alapvető technikákat hajthat végre az egyenletesebb futás és a hatékonyabb irodák számára.
Növelje a hatékonyságot. Végezze el a teljesítmény-központú megközelítést a tevékenységekre. A napi és heti feladatok megszervezése a nagy teljesítményű, nem pedig a hosszú feladatok listájának befejezése mellett.
Szerelje fel és integrálja irodája legfontosabb adminisztratív tevékenységeit a vezető alkalmazottak körében. Feladja a vezető személyzetet a kiadási jelentések kezelésével és adminisztratív támogatás nyújtásával egy vagy több vezetői tagnak, nem pedig az egész irodának.
Felhatalmazza az adminisztratív feladatokat, például a levelezés megnyitását, a telefonos üzeneteket és a gépelést, a belépő szintű adminisztratív személyzetnek, beleértve az adminisztratív asszisztenseket, a titkárokat és a gyakornokokat.
Szabadítson fel olyan tevékenységeket, amelyek nem élvezik az egész szervezetet.Kerülje azokat a tevékenységeket, amelyek nem felelnek meg a felső vezetés által kitűzött céloknak. Például a legutóbbi személyes utazási rendezvények ütemezésének gyakorlata, vagy a feladat átadása az alacsonyabb szintű munkatársaknak, akik feladatokat vehetnek fel és vonhatnak le anélkül, hogy hátrányosan befolyásolnák a munkafolyamatot.
Vezesse be a vezetők változási vágyát. Gyakran az adminisztrációs hivatalban történő változtatáshoz szükséges a csökkentés, különösen akkor, ha egy közigazgatási szerv nem működik együtt az egész szervezet javára. Példa erre az ügyvezető asszisztensekkel rendelkező iroda, amely egyedileg dolgozik a felsővezetők igényeinek kielégítésére, függetlenül a szervezeti igényektől.
2016. évi fizetési információk a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala szerint a titkárok és a közigazgatási asszisztensek 2016-ban 38,730 dolláros átlagkeresetet szereztek. Alacsony szinten a titkárok és az adminisztratív asszisztensek 30,500 dolláros 25 százalékos fizetést szereztek, ami azt jelenti, hogy 75 százaléka többet ért el, mint ez az összeg. A 75. százalékos fizetés 48,680 dollár, ami 25 százalékkal többet keres. 2016-ban az Egyesült Államokban titkárként és közigazgatási asszisztensként 3 990 400 embert foglalkoztattak.
